Excel Controlling vs. Controlling Tool: Was ist das Richtige für mein Unternehmen?

Folgendes erwartet dich in diesem Beitrag über Excel Controlling:

Alle Gründer:innen können sich sicher gut an den Moment erinnern, als sie ihr erstes Excel Controlling erstellt haben. Der Ärger beginnt nur wenig später. Formeln und Verlinkungen funktionieren nicht mehr, die Datei ist bereits bei Version 1.04 final, oder das Update dauert einfach viel zu lange.

Dennoch hat Excel im Controlling eine erstaunliche „Ausdauer“ und bleibt oft viel länger im Einsatz als sich das deren Schöpfer:innen jemals hätten vorstellen können. Aber ist das überhaupt ein Problem?

In diesem Beitrag widmen wir uns dieser Frage, vergleichen Excel Controlling mit Controlling Software Lösungen und geben eine Entscheidungsgrundlage für euer Unternehmen.

Excel Controlling: der Evergreen

Excel überlebt jede Software. Das wissen alle, die schon einige Jahre in Finanzabteilungen gearbeitet haben. Während große Unternehmen Excel für Sonderauswertungen verwenden, nutzen Klein- und Mittelunternehmen Excel oft als „one and only“ Controlling Tool.

Folgende Vorteile und Nachteile lassen sich ableiten:

Vorteile von Excel Controlling

Vollkommen flexibel: Mit Excel könnt ihr jederzeit alles anpassen und verändern, ohne dass ihr dazu Programmierkenntnisse benötigt. Außerdem könnt ihr rasch Änderungen in eurer Reporting-Struktur nachziehen, Planszenarien rechnen oder

Sofort verfügbar: Eine Excel Datei ist schnell geöffnet und Zahlen sind fast ebenso schnell eingetippt. Jedes noch so intuitives Controlling Tool erzeugt mit Sicherheit mehr Rüstaufwand.

Geringe Kosten: Die meisten Unternehmen haben Excel sowieso in ihrem Microsoft Office Paket und damit entstehen keine Zusatzkosten für die Nutzung einer Excel Controlling Lösung.

Unser Tipp: Das Controlling-Portal bietet eine umfassende Sammlung von Excel-Tipps für Controlling.

Nachteile von Excel Controlling

Hohe Fehleranfälligkeit: Excel ist keine Datenbank. Damit sind auch die hinterlegten Formeln nicht verlässlich. Es können sich Fehler einschleichen, deren Aufdeckung viel Nerven und Flüche kosten.

Hoher Zeitaufwand: Excel zu warten ist aufwändig. Es müssen Daten aus verschiedenen Quellen einzugeben und zusammenzufügt, Kennzahlen berechnet und Grafiken aktualisiert werden.

Erschwerte Kollaboration: Sobald mehrere Personen mit einer Excel Datei arbeiten, erhöht sich die Fehleranfälligkeit deutlich. Daten werden überschrieben, Formeln gelöscht und so weiter. Außerdem bietet Excel auch keine „Read-Only“ Sicht für Berichtsempfänger.

Performance Probleme: Mit zunehmender Datengröße sinkt die Performance von Excel rasch. Ein langsam ladendes Excel macht es auch unmöglich in der Zwischenzeit etwas anderes zu tun.

Kein Support: Eure Excel Datei ist eure Kreation. Wenn es nicht mehr funktioniert, kann euch in der Regel niemand rasch helfen.

Controlling Software: die automatisierte Alternative

Will man sich von seinem Excel Controlling trennen, bietet sich ein Software as a Service Controlling Tool an. Davon gibt es viele am Markt und jedes Controlling Tool hat seine speziellen Features.

Folgende Vorteile und Nachteile lassen sich ableiten:

Vorteile von Controlling Software Lösungen

Automatisiertes Reporting: Eine Controlling Software bereitet das Reporting automatisiert auf, berechnet Soll-Ist Abweichungen und zeigt euch auf einen Blick die wichtigsten Kennzahlen. Damit verlagert ihr euren Arbeitsaufwand von der Datenaufbereitung zur Analyse der Ergebnisse.

Einfache Kollaboration: Im Unterschied zu Excel bieten Controlling Lösungen Multi-User Zugriffe mit verschiedenen Berechtigungen. Damit reduziert ihr das Risiko von unkoordinierten Datenaktualisierungen.

Technischer und fachlicher Support: Controlling Software Anbieter bieten euch Support bei Fehlern und auch fachliche Expertise. Außerdem erwerbt ihr Zugang zu Knowledge Center, Webinaren oder Blogs.

Unser Tipp: Hier findet ihr eine Übersicht der besten Controlling Software Anbieter für Klein- und Mittelunternehmen.

Nachteile von Controlling Software Lösungen

Keine Individuallösung: Die gängigen Controlling Lösungen für Klein- und Mittelunternehmen sind Standardprodukte, die nur in eingeschränkte Individualisierung ermöglichen. Damit ist es wahrscheinlich, dass euer Controlling Excel nicht 1:1 abgebildet werden kann.

Höherer Setup Aufwand: Entgegen vielen Marketing-Versprechungen müsst ihr euch in jedes Tool einarbeiten, damit ihr die gewünschten Ergebnisse bekommt. Das dauert länger als in Excel.

Hoher Zeitaufwand: Excel zu warten ist aufwändig. Es müssen Daten aus verschiedenen Quellen einzugeben und zusammenzufügt, Kennzahlen berechnet und Grafiken aktualisiert werden.

Excel Controlling vs. Software: Unsere Empfehlung

Damit ihr die richtige Wahl für euer Unternehmen treffen könnt, bietet euch diese Tabelle eine Entscheidungsgrundlage:

Anforderung	Excel Controlling	Controlling Tool
Automatisierung	sehr gering	sehr hoch
Flexibilität	sehr hoch	gering
Kollaboration	fehleranfällig	einfach (Multi-User & Rollen)
Support	keiner	Helpdesk & fachlicher Support
Kosten	in Office-Paket inkludiert	80-200 EUR / Monat

Es muss aber kein „Entweder oder“ sein. Viele unserer Kunden – und auch wir – nutzen sowohl eine Controlling Software als auch Excel Controlling. Das kann beispielsweise so aussehen:

Controlling Software für die Standardprozesse

Wir empfehlen, dass ihr euer „Standard-Controlling“ über eine Software Lösung abbildet. Diese soll für euch zumindest folgende Themen abbilden:

Excel Controlling als Schnellboot:

Die Vorzüge von Excel solltet ihr euch nicht entgehen lassen. Setzt dies aber nur für Sonderthemen ein:

Unser Tipp: In unserem Download-Bereich haben wir viele vorgefertigte Excel-Vorlagen für euch bereitgestellt.

Weiterführende Informationen

Haufe: Überblick über Controlling Aufgaben in Unternehmen

Controlling Portal: Excel-Tipps für Controlling

Wir sind neugierig auf eure Erfahrungen!

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Ja, Excel ist sogar das meistgenutzte Controlling Tool. Excel ist flexibel, günstig und rasch etabliert. Bei komplexeren Logiken solltet ihr jedoch eine Controlling Software ins Auge fassen.

Was ist eine Controlling Software?

Eine Controlling Software ist ein Tool, das euch bei der Durchführung der Unternehmenssteuerung hilft. Es bildet die Prozesse Planung, Reporting, Analyse und Maßnahmen ab.