Summen und Saldenliste lesen: Erwecke den Zahlenfriedhof zum Leben
Folgendes erwartet dich in diesem Beitrag über Summen und Saldenliste lesen:
Die Summen und Saldenliste ist eine Standardauswertung aus der Buchhaltung, die euch monatlich von eurer Steuerberatung bereitgestellt wird. Der Reflex vieler Unternehmer:innen beim Öffnen der Datei lautet: „Schnell wieder schließen“, weil der darin enthaltene Zahlenfriedhof bietet auf den ersten Blick weder optisch noch inhaltlich Mehrwert.
Tatsächlich verbirgt sich hinter der Summen und Saldenliste ein wertvoller Datenschatz, der Aufschluss über die Profitabilitäts- und Liquiditätsentwicklung eures Unternehmens gibt.
In diesem Blogbeitrag zeigen wir euch, wie ihr die Summen und Saldenliste lesen und für euer Controlling nutzen könnt.
1. Summen und Saldenliste lesen: Was steht drin?
Die Summen und Saldenliste ist die Auflistung aller bebuchter Konten eurer Buchhaltung und zeigt euch die Anfangs- und Endbestände sowie die Kontenbewegungen für jedes Konto. Im Ergebnis sieht die Summen und Saldenliste also wie folgt aus:
| Kontonummer | Bezeichnung | Monat | Soll / Haben | Gesamt | Soll / Haben |
|---|---|---|---|---|---|
|
2300 |
Kundenforderungen |
40.000 |
S |
75.500 |
S |
|
4200 |
Erlöse Inland |
50.000 |
H |
650.000 |
H |
Wenn ihr die Summen und Saldenliste lesen wollt, dann hilft es, diese in ihre Einzelteile zu zerlegen:
Spalten in der Summen und Saldenliste
Die Struktur der Summen und Saldenliste ist zwar je Buchhaltungstool etwas unterschiedlich, folgt aber in der Regel einem einheitlichen Schema. Die Spalten haben folgenden Aufbau:
- Kontonummer: Nummer des Buchhaltungskontos auf Basis des jeweiligen Kontenrahmens
- Kontobezeichnung: Bezeichnung des Buchhaltungskontos (häufig mit Ergänzung des Steuersatzes)
- Eröffnungsbilanz: Werte zu Beginn des Geschäftsjahres (nicht in jeder Summen und Saldenliste enthalten)
- Monatssalden: Saldierte Bewegungswerte der einzelnen Monate des Geschäftsjahres.
- Soll / Haben Kennzeichen: In manchen Saldenlisten (z.B.: DATEV) wird durch ein Kürzel "S" oder "H" gezeigt, ob es sich das Saldo im Soll oder im Haben befindet.
- Gesamtwert: Aggregierte Werte des laufenden Geschäftsjahres
Je nach Aufbau der Summen und Saldenliste, werden die Monatssalden entweder durch verschiedene Vorzeichen oder durch ein Soll / Haben Kennzeichnen dargestellt.
| Kontobezeichnung | Saldo mit Vorzeichen | Saldo mit Soll / Haben Kennzeichen |
|---|---|---|
|
Erlöse Inland |
– 50.000 |
50.000 H |
|
Personalkosten |
+ 5.000 |
5.000 S |
Unser Tipp: In den Adam Docs findet ihr für die gängigen Buchhaltungstools Vorlagen und Erläuterungen zur Erstellung der Summen und Saldenliste.
Zeilen in der Summen und Saldenliste
In den Zeilen der Summen und Saldenliste sind die einzelnen Buchhaltungskonten aufgelistet sowie deren zugehörigen Monatssalden. Damit ihr die Zeilen der Summen und Saldenliste einfacher lesen könnt, hilft euch eine Einteilung in folgende Kontengruppen:
| Kontengruppe | Inhalt |
|---|---|
|
Ertragskonten |
Umsatz, sonstige betriebliche Erträge |
|
Aufwandskonten |
Material-, Personal- sonstige Kosten, Abschreibungen |
|
Aktive Bestandskonten |
Anlagevermögen, Umlaufvermögen (Forderungen, Vorräte etc.) |
|
Passive Bestandskonten |
Eigenkapital, Verbindlichkeiten, Rückstellungen |
|
Debitoren |
Kunden mit offenen Rechnungen |
|
Kreditoren |
Lieferanten mit offenen Rechnungen |
Werte in der Summen und Saldenliste
Die Summen und Saldenliste enthält genau, was ihr Name verspricht: Summen und Salden. Doch sind das leider keine sehr alltagstauglichen Begriffe. Wenn ihr also die Werte in der Summen und Saldenliste lesen wollt, dann hilft euch folgende vereinfachte Definition:
Saldo = Veränderung des Kontostandes des Buchhaltungskontos
Ein Beispiel: Ihr kauft im Mai eine Maschine für 10.000 EUR. Korrekt verbucht wird diese Maschine u.a. im Anlagevermögen z.B. auf dem Konto „Sachanlagen“. Damit erhöht sich im Mai die Summe des Anlagevermögens um 10.000 EUR und damit entspricht der Saldo (Veränderung des Kontostands zum Vormonat) 10.000 EUR.
Ob nun eine Veränderung des Saldo in der Summen und Saldenliste positiv oder negativ für euch ist, hängt von der Kontengruppe ab:
| Kontengruppe | Soll / Haben | Saldologik | Veränderung |
|---|---|---|---|
|
Ertragskonten |
Soll |
positiver Wert (z.B. + 5.000) |
Ertrag hat sich verringert |
|
Ertragskonten |
Haben |
negativer Wert (z.B. – 5.000) |
Ertrag hat sich erhöht |
|
Aufwandskonten |
Soll |
positiver Wert (z.B. + 5.000) |
Aufwand hat sich erhöht |
|
Aufwandskonten |
Haben |
negativer Wert (z.B. – 5.000) |
Aufwand hat sich verringert |
|
Aktive Bestandskonten |
Soll |
positiver Wert (z.B. + 5.000) |
Bestand hat sich erhöht |
|
Aktive Bestandskonten |
Haben |
negativer Wert (z.B. – 5.000) |
Bestand hat sich verringert |
|
Passive Bestandskonten |
Soll |
positiver Wert (z.B. + 5.000) |
Bestand hat sich verringert |
|
Passive Bestandskonten |
Haben |
negativer Wert (z.B. – 5.000) |
Bestand hat sich erhöht |
Mit dieser Entschlüsselung könnt ihr die Summen und Saldenliste lesen und daraus Berichte für euer Controlling erstellen.
2. Summen und Saldenliste lesen: Was kann ich damit machen?
Die Summen und Saldenliste ist für das Controlling deshalb so wertvoll, da mit ihr Profitabilität, Bilanz und Cash Flow abgebildet und somit die „Großen Drei“ des Controlling ausgewertet werden können:
Profitabilität
Damit ihr die Summen und Saldenliste lesen und für die Steuerung der Profitabilität nutzen könnt, empfiehlt es sich, die relevanten Konten in der Struktur einer Gewinn- und Verlustrechnung abzubilden:
| GuV Position | Beispiel | |
|---|---|---|
|
+ |
Umsatzerlöse |
Rechnungen an Kunden |
|
+ |
Bestandsveränderungen |
Veränderung Lagerbestand |
|
+ |
Aktivierte Eigenleistungen |
Zur eigenen Verwendung erstelltes Anlagevermögen |
|
+ |
Sonstige betriebliche Erträge |
Zuschüsse, Mieterträge |
|
– |
Material und bezogene Leistungen |
Materialaufwand, Wareneinkauf, Fremdleistungen |
|
– |
Personalaufwand |
Löhne, Gehälter inkl. Nebenkosten |
|
– |
Sonstige betriebliche Aufwendungen |
Miete, Beratung, Versicherungen, IT etc. |
|
– |
Abschreibungen |
Abschreibung auf Anlagevermögen |
|
= |
EBIT |
Ergebnis vor Zinsen und Steuern |
|
+/- |
Finanzergebnis |
Erträge und Aufwendungen aus Finanzen (z.B.: Zinsen) |
|
+/- |
Steuern vom Einkommen und Ertrag |
z.B.: Körperschaftssteuer, Gewerbesteuer |
|
= |
Ergebnis nach Steuern |
Gewinn oder Verlust nach Abzug Steuern |
|
+/- |
Sonstige Steuern |
z.B. Grunderwerbsteuer |
|
= |
Periodenergebnis |
Gewinn oder Verlust |
Cashflow
Um die Summen und Saldenliste lesen und für die Steuerung des Cashflows nutzen zu können, empfiehlt es sich, die relevanten Konten in der Struktur eines indirekten Cashflow abzubilden:
| Position | Logik | |
|---|---|---|
|
|
Perioden-Gewinn gemäß GuV |
Gewinn oder Verlust gemäß Rechnungsstellung |
|
+ |
Abschreibungen |
Kein Abfluss von Liquidität |
|
+/- |
Veränderung Forderungen |
Forderungen ↗ = CF ↘
(kein Zufluss von Liquidität)
|
|
+/- |
Veränderung Verbindlichkeiten |
Verbindlichkeiten ↗ = CF ↗
(kein Abfluss von Liquidität) |
|
+/- |
Veränderung Rückstellungen |
Rückstellungen ↗ = CF ↗
(kein Abfluss von Liquidität) |
|
+/- |
Veränderung sonstige nicht zahlungswirksame Positionen |
Abhängig von jeweiliger Position |
|
= |
Operativer CF |
|
|
+/- |
CF aus Investitionen |
Investitionen ↗ = CF ↘
(Abfluss von Liquidität) |
|
= |
Free CF |
|
|
+/- |
CF aus Finanzierung |
Tilgung von Krediten bzw. Zinsen ↗ = CF ↘ (Abfluss von Liquidität) |
|
= |
Veränderung der Liquidität |
|
Liquidität
Damit ihr die Summen und Saldenliste lesen und für die Steuerung der Liquidität nutzen könnt, empfiehlt es sich, die relevanten Konten für die Liquiditätssteuerung herauszufiltern. Folgende Kennzahlen sind relevant:
- Liquide Mittel: = Kassenstand + Bankguthaben
- Liquidität 1. Grades: = Liquide Mittel / kurzfr. Verbindlichkeiten
- Liquidität 2. Grades: = (Liquide Mittel + kurzfr. Forderungen) / kurzfr. Verbindlichkeiten
- Liquidität 3. Grades: Umlaufvermögen / kurzfr. Verbindlichkeiten
Unser Tipp: Die manuelle Erstellung des Reportings aus der Summen und Saldenliste ist aufwendig. Wenn ihr diese Daten regelmäßig auswertet, nutzt hierfür ein Controlling Tool.
Mit dem Reporting der „Großen Drei“ habt ihr aus dem vermeintlichen Zahlenfriedhof der Summen und Saldenliste eine integrierte Sicht auf euer Unternehmen geschaffen und könnt dieses entlang eurer Ziele für Profitabilität, Liquidität und Cashflow steuern.
Weiterführende Informationen
BWA aus lexoffice in Adam erstellen: Hier gibt es mehr Informationen
DATEV Helpcenter: Summen und Saldenliste in DATEV ausgeben
FreeFinance: Erklärung zur Saldenliste in Österreich
Rechnungswesen-Info: Grundlagen der Buchführung
Wir sind neugierig auf eure Erfahrungen!
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- Autor: Bernhard Frühlinger
- Datum:
- Lesezeit: 4 min.
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