Zeit für mehr Gewinn: Die Top 5 Agentur Benchmarks für 2026
- Autor: Bernhard Frühlinger
- Datum:
Agenturen sind weiterhin in einer Phase großer Unsicherheit. Die Gewinne sinken und die Liquiditätspolster werden aufgebraucht. Höchste Zeit für eine Trendwende.
Die aktuellen Agentur Benchmarks zeigen, dass Agenturen im Umsatz stagnieren im Schnitt weniger als 7% Umsatzrendite erwirtschaften. Das ist zu wenig.
Das Agentur KPI Framework
Die Erfolgsformel ist für jedes Unternehmen gleich. Sie lautet:
Erfolgsformel = Profitabel wachsen und Liquidität aufbauen
- Profitabel wachsen bedeutet nicht nur "mehr Umsatz", sondern die Kombination aus mehr Umsatz und mehr Gewinn.
- Liquidität aufbauen bedeutet, dass du so viel liquide Mittel zur Seite schaffst, dass du die Fixkosten auch in der Krise weiter decken kannst.
Die Aufgabe eines guten Controllings ist es, genau diese beiden Erfolgsfaktoren sicherzustellen. Wenn wir Agenturen in der Optimierung ihrer Zahlen begleiten, arbeiten wir mit einem KPI Framework, das auf 5 Erfolgskennzahlen fokussiert:
Kennzahl
Kernfrage
Ziel
Umsatzwachstum
Wachsen wir?
je nach Phase: +10-30%
Umsatz / Mitarbeiter
Wachsen wir wirklich?
> 125 TEUR / Mitarbeiter
Delivery Marge
Liefern wir effizient?
>50% vom Umsatz
EBIT-Marge
Wieviel bleibt wirklich übrig?
>15% vom Umsatz
Cash Reichweite
Wie lange können wir die Fixkosten decken?
>6 Monate
Und für genau diese Zahlen schauen wir uns die aktuellen Benchmarks genauer an und prüfen, wie wir diese Ziele erreichen können.
Video Tipp: In diesem Video zeige ich die effektivsten Gewinn-Booster Tipps für Agenturen:
Meine Agentur Benchmark Quellen
Den umfassendsten Benchmark liefert der Digital Agency Industry Report, der jedes Jahr von Promethean Research rausgegeben wird (>1000 Agenturen, globale Umfrage, Ergebnisse nach Größenklassen eingeordnet). Ergänzend nutze ich Daten vom GWA Frühjahrsmonitor und vom BVDW Internetagentur-Ranking (hier sind die letzten Daten jedoch aus Mai 2025, aber für einen Überblick reicht das).
Ich konzentriere mich für meine Benchmarks auf Unternehmen zwischen 10-100 Mitarbeitern.
Benchmark #1: Wie stark wachsen wir?
Umsatz ist die Lieblings „Vanity KPI“. Der absolute Umsatz sagt jedoch nicht viel aus. Spannender ist: Wie wächst dein Umsatz? Das ist der Indikator für Marktresonanz und Neukundengewinnung. Daher starten wir mit dem Year-on-Year Umsatzwachstum.
Year-on-Year Umsatzwachstum = (Umsatz aktueller Zeitraum / Umsatz selber Zeitraum im Vorjahr) * 100
Agenturen bleiben unter Druck und das sieht man zuallererst im Umsatzwachstum. Während die Agenturen im Promethean Research Report ein passables Wachstum erzielen, zeigt der GWA Monitor mit deutlich weniger Teilnehmern für deutsche Agenturen ein negatives Bild:
Year-on-Year Umsatzwachstum
2025
2024
+7,5% 📈
+5,0%
-2,7% 📉
-0,9%
Laut GWA erreichen nur ca. 40% der Agenturen überhaupt ein Umsatzwachstum. Das ist ein Alarmsignal.
Meine 5 Cent: Mit Inflationsraten von 2-3% muss das Umsatzwachstum zumindest im Bereich von >5% um die natürlichen Kostenanstiege zu decken.
Benchmark #2: Wie stark wachsen wir wirklich?
Umsatz ist gut und wichtig, aber sinnlos wenn damit nicht auch die Effizienz steigt. In personalintensiven Branchen ist Effizienz immer mit Personaleinsatz verbunden. Deshalb ist die logische Folgefrage zum Umsatz: Und wie viel Umsatz generiert ein Mitarbeiter? Die Zahl ist der Indikator für Pricing, Auslastung und Delivery Effizienz.
Umsatz pro Mitarbeiter = Umsatz aktueller Zeitraum / Anzahl Mitarbeiter auf Vollzeitäquivalente
Für diese Zahl greifen wir auf das BVDW Internetagentur-Ranking zurück. Hier sehen wir Schwarz-auf-Weiß, wo der Hebel liegt.
Umsatz / Mitarbeiter
Median 👍
Top 🏆
< 10 Mitarbeiter
99 TEUR
125 TEUR
10-30 Mitarbeiter
89 TEUR
110 TEUR
31-100 Mitarbeiter
108 TEUR
129 TEUR
Der Spread zwischen der „Mitte“ und den besten Agenturen liegt in jeder Unternehmensgröße bei >20 TEUR Umsatz pro Mitarbeiter.
Meine 5 Cent: Ich kann die Wichtigkeit dieser Kennzahl nicht genug unterstreichen. In meiner Erfahrung ist ein Umsatz pro Mitarbeiter von >125 TEUR der Goldstandard. Ergänzend solltest du dir explizit den Umsatz pro verrechenbarem Mitarbeiter anschauen und prüfen, wie gering der Abstand zwischen den beiden Kennzahlen ist (je geringer desto effizienter seid ihr).
Benchmark #3: Wie effizient liefern wir?
Wachstum ist toll, aber was am Ende über Erfolg entscheidet, ist dein Gewinn. Der erste wichtige Baustein dazu ist die Delivery Marge. Das ist der Anteil des Umsatzes, der nach direkten Delivery Kosten (Personal, Fremdleistungen, Wareneinsatz etc.) übrig bleibt. Eine zu wenig beachtete Kennzahl in der Welt des Wachstums.
Delivery Marge = Umsatz – Personalkosten des Delivery Teams – Fremdleistungen – Werbebudget – Reisekosten – direkte IT-Kosten
Hier haben wir für Agenturen keine belastbaren Benchmarks. Daher rechnen wir uns doch einfach unseren eigenen Benchmark aus:
Delivery Marge
Gut👍
Top 🏆
< 10 Mitarbeiter
45%
>50%
10-30 Mitarbeiter
40%
>45%
31-100 Mitarbeiter
35%
>40%
Wichtig ist hier, die Delivery Marge richtig und ehrlich zu rechnen mit allen internen und externen Vollkosten, die dazugehören.
Meine 5 Cent:Wenn wir davon ausgehen, dass Gewinn- und Auftragsmargen mit der Unternehmensgröße zu Gunsten des Volumens sinken und 30% Overhead realistisch ist, ist aus meiner Erfahrung eine Delivery Marge von 40-50% notwendig.
Benchmark #4: Was bleibt unterm Strich?
Wenn ich mir eine Kennzahl aussuchen muss, um den Erfolg einer Agentur zu bewerten, ist es die EBIT-Marge. Sie zeigt, was tatsächlich unterm Strich als Gewinn übrig bleibt.
EBIT Marge = Gewinn nach allen laufenden Aufwendungen vor Zinsen und Steuern
Während Agenturen vor 10 Jahren noch zu den EBIT-Margen Weltmeistern zählten (mit Margen von deutlich über 15%), erleben wir hier seit Jahren eine Abwärtsspirale, wie diese Grafik aus dem GWA Frühjahrsmonitor zeigt:
Auch hier sehen wir wieder zwei sehr unterschiedliche Bilder, wenn wir GWA mit dem Promethean Research vergleichen:
Year-on-Year Umsatzwachstum
2025
2024
+13% 📉
+14,0%
7,5% 📉
7,7%
Für ein personal- und margenintensives Geschäft wie das Agentur Business, sind so geringe Gewinn-Margen alarmierend, vor allem in Kombination mit sinkenden Umsatzwachstumsraten.
Meine 5 Cent: Als Benchmark für Agenturen gilt eine für die EBIT-Marge von >15%. Damit stellst du sicher, dass genügend Gewinn für Ausschüttungen und weiterer Invest in das Unternehmen übrig bleibt.
Benchmark #5: Wie lange können wir die Fixkosten decken?
Das Agentur Business ist ein ständiger Stresstest für das Bankkonto. In einer Phase mit geringen Umsätzen laufen die Fixkosten weiter und fressen dein Cash auf. Damit du in solchen Phasen nicht in Panik geraten musst, oder gar alles herunterfahren musst, benötigst du eine Cash Reserve.
Cash Reserve = Liquide Mittel / Monatliche Fixkosten
Hier haben wir für Agenturen keine belastbaren Benchmarks. Daher rechnen wir uns doch einfach unseren eigenen Benchmark aus:
Cash Reserve
Gut👍
Top 🏆
< 10 Mitarbeiter
4 Monate
> 6 Monate
10-30 Mitarbeiter
5 Monate
> 8 Monate
31-100 Mitarbeiter
6 Monate
> 9 Monate
Wichtig ist hier, die Fixkosten korrekt zu rechnen. Die beinhalten: Personal, Sonstige Aufwendungen, Zinsen, Steuern, Kreditraten.
Meine 5 Cent: Leg dir jeden Monat einen Betrag von deinem Gewinn auf ein eigenes Bankkonto bis du 6 Monate deiner Fixkosten erreicht hast.
Praxisbeispiel: 1000things GmbH
1000things ist eine der führenden Agenturen in Österreich. Mit >50 Mitarbeitern und dem Zusammenspiel aus mediahouse und Agentur ermöglicht 1000things ihren Kunden die Präsentation ihrer Marke auf den beliebten Social Media Kanälen von 1000things als auch Full-Service Leistungen für deren eigene Kanäle.
Wir dürfen 1000things schon seit Jahren im Controlling begleiten. Das haben wir erreicht:
- Monatsergebnisse sind 3 Tage nach Monatsende verfügbardurch automatisierte Integration der Buchhaltung und Möglichkeit zur Ergänzung manueller Zusatzdaten
- Verbesserung der Planungsgenauigkeit durch Szenarioplanung und automatisierte Abweichungsanalyse
- Dynamische Abbildung des Geschäftsmodells über flexible Reporting- und Planungsstrukturen
Diese Ergebnisse wir nicht durch Kunstgriffe, sondern durch maximale Klarheit über die Zahlen (automatisches Reporting Basis der Buchhaltungsdaten). Auf der Basis setzen wir einen Szenarien-Forecast für Gewinn und Liquidität auf und definieren in unseren Controlling Sparrings die wichtigsten Maßnahmen für den nächsten Monat. Oder wie Sabine (Head of Finance bei 1000things) sagt:
„Mit Adam können wir unsere wichtigsten Finanzkennzahlen in Echtzeit steuern. Die direkte Integration zu unseren Buchhaltungstools verlagert unseren Fokus vom mühsamen Zahlenjonglieren zum proaktiven Performance Management.“
Die wichtigsten Fragen des Beitrags noch mal auf einen Blick
Agenturen müssen zunehmend auf Effizienz und Gewinnoptimierung blicken. Die wichtigsten KPIs dazu sind:
- Year-on-Year Umsatzwachstum (>15%)
- Umsatz pro Mitarbeiter (>125 TEUR)
- Delivery Marge (>50%)
- EBIT Marge (>15%)
- Cash Reserve (> 6 Monate)
Agenturen sollten eine Umsatzrendite von >15% erreichen. Im aktuellen GWA Frühjahrsmonitor sind die Umsatzrenditen aber sinkend, im Durchschnitt bei 7,5%. Damit Agenturen wieder profitabler werden, müssen die Fixkosten reduziert und die Delivery Effizienz gesteigert werden.
Ich bin neugierig auf eure Erfahrungen!
Bernhard Frühlinger
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