Summen und Saldenliste lesen: Erwecke den Zahlenfriedhof zum Leben

Summen und Saldenliste lesen

Folgendes erwartet dich in diesem Beitrag über Summen und Saldenliste lesen:

Die Summen und Saldenliste ist eine Standardauswertung aus der Buchhaltung, die euch monatlich von eurer Steuerberatung bereitgestellt wird. Der Reflex vieler Unternehmer:innen beim Öffnen der Datei lautet: “Schnell wieder schließen”, weil der darin enthaltene Zahlenfriedhof bietet auf den ersten Blick weder optisch noch inhaltlich Mehrwert.

Tatsächlich verbirgt sich hinter der Summen und Saldenliste ein wertvoller Datenschatz, der Aufschluss über die Profitabilitäts- und Liquiditätsentwicklung eures Unternehmens gibt.

In diesem Blogbeitrag zeigen wir euch, wie ihr die Summen und Saldenliste lesen und für euer Controlling nutzen könnt.

1. Summen und Saldenliste lesen: Was steht drin?

Die Summen und Saldenliste ist die Auflistung aller bebuchter Konten eurer Buchhaltung und zeigt euch die Anfangs- und Endbestände sowie die Kontenbewegungen für jedes Konto. Im Ergebnis sieht die Summen und Saldenliste also wie folgt aus:

Kontonummer Bezeichnung Monat Soll / Haben Gesamt Soll / Haben
2300
Kundenforderungen
40.000
S
75.500
S
4200
Erlöse Inland
50.000
H
650.000
H

Wenn ihr die Summen und Saldenliste lesen wollt, dann hilft es, diese in ihre Einzelteile zu zerlegen:

Spalten in der Summen und Saldenliste

Die Struktur der Summen und Saldenliste ist zwar je Buchhaltungstool etwas unterschiedlich, folgt aber in der Regel einem einheitlichen Schema. Die Spalten haben folgenden Aufbau:

Je nach Aufbau der Summen und Saldenliste, werden die Monatssalden entweder durch verschiedene Vorzeichen oder durch ein Soll / Haben Kennzeichnen dargestellt.

Kontobezeichnung Saldo mit Vorzeichen Saldo mit Soll / Haben Kennzeichen
Erlöse Inland
- 50.000
50.000 H
Personalkosten
+ 5.000
5.000 S

Unser Tipp: In den Adam Docs findet ihr für die gängigen Buchhaltungstools Vorlagen und Erläuterungen zur Erstellung der Summen und Saldenliste.

Zeilen in der Summen und Saldenliste

In den Zeilen der Summen und Saldenliste sind die einzelnen Buchhaltungskonten aufgelistet sowie deren zugehörigen Monatssalden. Damit ihr die Zeilen der Summen und Saldenliste einfacher lesen könnt, hilft euch eine Einteilung in folgende Kontengruppen:

Kontengruppe Inhalt
Ertragskonten
Umsatz, sonstige betriebliche Erträge
Aufwandskonten
Material-, Personal- sonstige Kosten, Abschreibungen
Aktive Bestandskonten
Anlagevermögen, Umlaufvermögen (Forderungen, Vorräte etc.)
Passive Bestandskonten
Eigenkapital, Verbindlichkeiten, Rückstellungen
Debitoren
Kunden mit offenen Rechnungen
Kreditoren
Lieferanten mit offenen Rechnungen

Werte in der Summen und Saldenliste

Die Summen und Saldenliste enthält genau, was ihr Name verspricht: Summen und Salden. Doch sind das leider keine sehr alltagstauglichen Begriffe. Wenn ihr also die Werte in der Summen und Saldenliste lesen wollt, dann hilft euch folgende vereinfachte Definition:

Saldo = Veränderung des Kontostandes des Buchhaltungskontos

Ein Beispiel: Ihr kauft im Mai eine Maschine für 10.000 EUR. Korrekt verbucht wird diese Maschine u.a. im Anlagevermögen z.B. auf dem Konto “Sachanlagen”. Damit erhöht sich im Mai die Summe des Anlagevermögens um 10.000 EUR und damit entspricht der Saldo (Veränderung des Kontostands zum Vormonat) 10.000 EUR.

Ob nun eine Veränderung des Saldo in der Summen und Saldenliste positiv oder negativ für euch ist, hängt von der Kontengruppe ab:

Kontengruppe Soll / Haben Saldologik Veränderung
Ertragskonten
Soll
positiver Wert (z.B. + 5.000)
Ertrag hat sich verringert
Ertragskonten
Haben
negativer Wert (z.B. - 5.000)
Ertrag hat sich erhöht
Aufwandskonten
Soll
positiver Wert (z.B. + 5.000)
Aufwand hat sich erhöht
Aufwandskonten
Haben
negativer Wert (z.B. - 5.000)
Aufwand hat sich verringert
Aktive Bestandskonten
Soll
positiver Wert (z.B. + 5.000)
Bestand hat sich erhöht
Aktive Bestandskonten
Haben
negativer Wert (z.B. - 5.000)
Bestand hat sich verringert
Passive Bestandskonten
Soll
positiver Wert (z.B. + 5.000)
Bestand hat sich verringert
Passive Bestandskonten
Haben
negativer Wert (z.B. - 5.000)
Bestand hat sich erhöht

Mit dieser Entschlüsselung könnt ihr die Summen und Saldenliste lesen und daraus Berichte für euer Controlling erstellen.

2. Summen und Saldenliste lesen: Was kann ich damit machen?

Die Summen und Saldenliste ist für das Controlling deshalb so wertvoll, da mit ihr Profitabilität, Bilanz und Cash Flow abgebildet und somit die “Großen Drei” des Controlling ausgewertet werden können:

Profitabilität

Damit ihr die Summen und Saldenliste lesen und für die Steuerung der Profitabilität nutzen könnt, empfiehlt es sich, die relevanten Konten in der Struktur einer Gewinn- und Verlustrechnung abzubilden:

GuV Position Beispiel
+
Umsatzerlöse
Rechnungen an Kunden
+
Bestandsveränderungen
Veränderung Lagerbestand
+
Aktivierte Eigenleistungen
Zur eigenen Verwendung erstelltes Anlagevermögen
+
Sonstige betriebliche Erträge
Zuschüsse, Mieterträge
-
Material und bezogene Leistungen
Materialaufwand, Wareneinkauf, Fremdleistungen
-
Personalaufwand
Löhne, Gehälter inkl. Nebenkosten
-
Sonstige betriebliche Aufwendungen
Miete, Beratung, Versicherungen, IT etc.
-
Abschreibungen
Abschreibung auf Anlagevermögen
=
EBIT
Ergebnis vor Zinsen und Steuern
+/-
Finanzergebnis
Erträge und Aufwendungen aus Finanzen (z.B.: Zinsen)
+/-
Steuern vom Einkommen und Ertrag
z.B.: Körperschaftssteuer, Gewerbesteuer
=
Ergebnis nach Steuern
Gewinn oder Verlust nach Abzug Steuern
+/-
Sonstige Steuern
z.B. Grunderwerbsteuer
=
Periodenergebnis
Gewinn oder Verlust

Cashflow

Um die Summen und Saldenliste lesen und für die Steuerung des Cashflows nutzen zu können, empfiehlt es sich, die relevanten Konten in der Struktur eines indirekten Cashflow abzubilden:

Position Logik
Perioden-Gewinn gemäß GuV
Gewinn oder Verlust gemäß Rechnungsstellung
+
Abschreibungen
Kein Abfluss von Liquidität
+/-
Veränderung Forderungen
Forderungen ↗ = CF ↘ (kein Zufluss von Liquidität)
+/-
Veränderung Verbindlichkeiten
Verbindlichkeiten ↗ = CF ↗ (kein Abfluss von Liquidität)
+/-
Veränderung Rückstellungen
Rückstellungen ↗ = CF ↗ (kein Abfluss von Liquidität)
+/-
Veränderung sonstige nicht zahlungswirksame Positionen
Abhängig von jeweiliger Position
=
Operativer CF
+/-
CF aus Investitionen
Investitionen ↗ = CF ↘ (Abfluss von Liquidität)
=
Free CF
+/-
CF aus Finanzierung
Tilgung von Krediten bzw. Zinsen ↗ = CF ↘ (Abfluss von Liquidität)
=
Veränderung der Liquidität

Liquidität

Damit ihr die Summen und Saldenliste lesen und für die Steuerung der Liquidität nutzen könnt, empfiehlt es sich, die relevanten Konten für die Liquiditätssteuerung herauszufiltern. Folgende Kennzahlen sind relevant:

Unser Tipp: Die manuelle Erstellung des Reportings aus der Summen und Saldenliste ist aufwendig. Wenn ihr diese Daten regelmäßig auswertet, nutzt hierfür ein Controlling Tool.

Mit dem Reporting der “Großen Drei” habt ihr aus dem vermeintlichen Zahlenfriedhof der Summen und Saldenliste eine integrierte Sicht auf euer Unternehmen geschaffen und könnt dieses entlang eurer Ziele für Profitabilität, Liquidität und Cashflow steuern.

Weiterführende Informationen

DATEV Helpcenter: Summen und Saldenliste in DATEV ausgeben

bookamat: Erklärung zu Saldenliste in Österreich mit Erläuterung zu BMD

Rechnungswesen-Info: Grundlagen der Buchführung

Wir sind neugierig auf eure Erfahrungen!

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Die wichtigsten Fragen des Beitrags noch mal auf einen Blick

Die Summen und Saldenliste zeigt dir die Entwicklung aller Buchhaltungskonten und gibt damit Aufschluss über Profitabilität, Liquidität und Cashflow.

Der Saldo ist die Differenz zwischen den Zugängen und Abgängen auf einem Buchhaltungskonto und zeigt somit dessen Veränderung.

Die Summen und Saldenliste zeigt die Entwicklung aller Buchhaltungskonten an während die BWA Basis der Buchhaltungsdaten die Erträge und Kosten gegenüberstellt,

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