Finanzplanung 2027: Vom starren Budget zum Echtzeit Forecast
- Autor: Bernhard Frühlinger
- Datum:
Die Finanzplanung 2027 wird radikal anders funktionieren als alle Planungen zuvor. Die Kombination aus Controlling Software und KI ermöglicht uns eine dynamische und maximal automatisierte Planung ohne Zeitversatz und starren Update Zyklen.
Key Takeaways:
- Die Finanzplanung 2027 ist kein starres Budget mit 12 Monaten Ausblick, sondern ein tagesaktueller Szenarien-Forecast
- Die Kernelemente sind ein integrierter Forecast mit 15 Monaten Ausblick und eine rollierende 13-Wochen-Liquidität mit drei Szenarien, und an jedem Szenario ein Handlungs-Trigger
- Dafür brauchst du keine schwergewichtige Software oder ein verformeltes Excel: ein sauberes KI Setup nimmt dir die Tipparbeit ab.
Das Ende des starren Plans
Ein Jahresplan in Form eines Budgets erfüllt eine Aufgabe gut: Es setzt ein Ziel und verteilt Verantwortung. Aber es hilft dir nicht dabei, dein Unternehmen besser zu steuern. Steuern heißt, schnell auf Abweichungen zu reagieren und genau das kann ein Budget nicht, weil es den Weg durchs Jahr nicht abbildet. Doch es war einfach nicht besser möglich.
Denn bis jetzt hat es trotz aller Werkzeuge, Tools und Software-Lösungen einfach sehr lange gedauert, eine Planung oder einen Forecast auf Papier zu bringen: Daten sammeln, in die richtigen Tabellen tippen, Berechnungen kontrollieren und so weiter. Software-Lösungen haben einen Teil dieser Arbeit abgenommen, aber sie lieferten weiterhin Werkzeuge, die ein Mensch bedienen muss.
Und genau das ändert sich jetzt. In Zukunft haben wir weiterhin die zwei klassischen Planungsinstrumente:
- Budget bleibt als dein Ziel für das Jahr erhalten
- Dynamischer Szenarien-Forecast ist dein Steuerungsinstrument
Die Logik ist so: Das Budget brauchst du, um dein Team auf die Ziele des nächsten Jahres einzuschwören. Das Budget wird auch nicht verändert, sondern dient als Anker und Basis für eine ehrliche Retrospektive.
Die Revolution für deine Finanzplanung 2027 passiert im dynamischen Szenarien-Forecast. Denn der wird nun automatisiert auf Basis von neuen Entwicklungen in deinem Business aktualisiert und zeigt dir live die Spannbreite der möglichen Entwicklungen und zwingt dich dazu, Entscheidungen zu treffen.
Der Blog fpa-trends.com nennt diese Entwicklung From Scenario Planning to Decision Preparedness. Und genau darum geht es: ein guter Szenarien-Forecast verbindet Signale (= Nachfragerückgang im CRM) zu Geschäftstreibern (= Neukunden Umsatz) und diese zu Handlungsaufforderungen (= Anrufinitiative)
Wenn eines dieser Elemente fehlt funktioniert das System nicht. Deshalb lohnt es sich, das einmal an einem konkreten Beispiel zu durchdenken.
Schritt 1: Zeichne deinen Werttreiberbaum
Jedes Unternehmen hat eine Handvoll Treiber, die den Erfolg ihres Unternehmens – wie der Name sagt – „treiben“. Ein paar Beispiele:
- Projektgeschäft = Die Auslastung deiner Leute in den Projekten
- Retainer Geschäft = Churn vs. Neukundengewinnung
- Transaktionales Geschäft = Durchlaufzeit der Aufträge
Eine kleine Änderung in diesen Treibern verursacht einen „Trickle Down“ Effekt für deinen Gewinn und deine Liquidität. Eine Agentur mit 26 abrechenbaren Mitarbeitern, 4.000.000 EUR Umsatz und einer erwarteten Auslastung von 75% verliert mit nur einem Prozent weniger Auslastung gleich mal mehr als 50.000 EUR Gewinn.
Deshalb ist dein erster Schritt für deine Finanzplanung 2027 einer, für den du noch keine KI brauchst und er lautet: Zeichne deinen Werttreiberbaum auf. Das Gute ist, dass jeder Werttreiberbaum nur 2 Ebenen hat und eine davon ist fast immer gleich:
- Ebene 1: Dein Geschäftsmodell (Retainer, Projekt, Transaktionales oder alles davon)
- Ebene 2: Vom Geschäftsmodell zum Ergebnis
So sieht beispielsweise unser Werttreiberbaum für meetadam.io (Retainer Geschäft) aus:
In meinem Deep Dive Newsletter zeige ich ein Detailbeispiel eines Werttreiberbaums jedes Geschäfstmodell: Hier zum Beitrag.
Schritt 2: Werttreiber-Planung als Basis Forecast
Der Werttreiberbaum ist der Architekturplan für deine Finanzplanung 2027. Der nächste Schritt besteht darin, diesen zum Leben zu erwecken und hier hilft dir nun die Kombination aus Software und KI.
Zunächst brauchen wir Daten: Die Datenquellen für dein Forecast Modell sind meistens recht eindeutig. Du brauchst vier Quellsysteme, die du alle schon hast:
- Deine Buchhaltung für Umsatz, Kosten, Liquidität
- Dein Kernsystem: für die Zahlen deines Geschäftsmodells (Projektauslastung, Verträge, Aufträge etc.)
- Dein CRM für die Frühindikatoren (Leads, Referrals etc.)
- Deine Bank für die tagesaktuellen Cashflows
Die Aufgabe deiner Controlling Software ist es nun, diese Datenquellen maximal automatisiert zu integrieren und die Daten so zu speichern, dass sie in deinem Werttreiberbaum miteinander sprechen.
Unsere Controlling Software meetadam.io ist auf die Datenintegration aus verschiedenen Systemen und Weitergabe an ein KI Frontend spezialisiert. In einer kurzen Demo zeig ich dir gerne, wie das funktioniert.
Durchrechnen des Werttreiberbaums: Jetzt kannst du deinen Werttreiberbaum rechnen. Vom Umsatz über die Kosten und Gewinn bis zum Cashflow. Durch die integrierte Logik, die in jeder Controlling Software hinterlegt ist, siehst du direkt den Effekt jeder Änderung auf Gewinn und Liquidität. Das ist der ganze Trick an treiberbasierter Planung. Folgendes Setup empfehle ich dir:
- Aktuelle Zahlen als Basis: Deine Controlling Software holt sich die aktuellen Werte aus den Quellsystemen als Basis und übernimmt diese für die Finanzplanung 2027
- Automatisierte Anpassungen: Gehaltserhöhungen, Anpassungen der Mietkosten etc. hinterlegst du einmal als Parameter und sie werden gerechnet
- Werttreiber rechnen : Änderungen in den Treibern, wie Umsatz, direkte Kosten oder Zahlungsziele ergänzt du direkt in den Teilplänen und sie werden bis zum Cashflow durchgerechnet.
Mein Tipp: Wenn deine Controlling Software einen MCP Server hat, kannst du die Planungsparameter auch über Claude, CoPilot & Co per Texteingabe hinterlegen.
Schritt 3: Rechne 3 Basisszenarien mit Maßnahmen durch
Später werden wir eine permanent aktualisierte Planung bauen (siehe Schritt 5), aber zuerst benötigen wir 3 Basisszenarien als Grundlage.
- Erwartet: Was passiert, wenn es läuft wie vorhersehbar?
- Optimistisch: Was passiert, wenn es besser läuft?
- Pessimistisch: Was kann schiefgehen?
Auch hier bist du wieder in der Werttreiberlogik, denn jeder dieser Szenarien leitet sich ja von einem oder mehreren Werttreibern ab. Ein Großkunde, der kündigt und ein Zahlungsausfall eines anderen Kunden sind zweimal Kundentreiber, die sich unterschiedlich durchschlagen.
Es geht dabei nicht darum, hellseherisch das wahrscheinlichste Szenario zu treffen. Es geht darum, dich aktiv mit möglichen Entwicklungen auseinanderzusetzen – und für jede davon handlungsfähig zu sein.
Mein Tipp: Definiere für jedes Szenario ein Bündel an Maßnahmen, dass ihr umsetzen werdet, sollte das Szenario eintreffen. Die Logik: „Wenn Szenario X eintritt, setzen wir Massnahme Y um, sodass wir „Ergebnis XY“ stärken oder vermeiden.“
Damit ist deine Finanzplanung 2027 in der Basis auch schon fertig, also fast …
Schritt 4: 13-Wochen Cash-Forecast als Schnellboot
Dein Werttreiber-Forecast zeigt dir die Entwicklung deiner wichtigsten Kennzahlen über die nächsten 12-15 Monate. Aber dein tagesaktueller Kontostand kann dir ganz was Anderes sagen. Und häufig schaut die Liquidität über 12 Monate gut aus, aber im laufenden Monat kann es mal eng werden. Deshalb benötigen wir nun unsere Bank-Datenquelle für einen tagesaktuellen Cashflow-Forecast mit Blick auf die kommenden 13 Wochen.
Diese Planung ist sehr simpel: Sie besteht aus drei Blöcken:
- Aktueller Kontostand: Was heute am Konto ist, über die Bankschnittstelle
- Einzahlungen was kommt geplant rein von Kunden
- Auszahlungen was wird ausbezahlt (Gehälter, Lieferanten, Kredite etc.)
Was du dazu, neben deiner Bankschnittstelle, benötigst sind aktuelle offene Posten aus deiner Buchhaltung oder deinem Rechnungssystem (ist ja schon integriert), die Zeitpunkte der laufenden Zahlungen (z.B.: Miete immer am 05. des Monats) und Korrekturmöglichkeiten wenn das Zahlungsverhalten abweicht (Kunde zahlt zu spät).
Mein Tipp: Bau deine 13 Wochen Cash Forecast als reine Cash Sicht in die Zukunft auf und erspar dir erstmal die Analyse der Zahlungen in der Vergangenheit. Es geht darum zu wissen, was kurzfristig passieren wird. Die Analyse, was passiert ist, liefert dir dein Werttreibermodell gut genug.
Schritt 5: Forecast lebendig halten: Ad-Hoc Simulationen und Routinen
Ein Planungssystem ohne Rhythmus verfällt innerhalb eines Quartals. Für eine lebendige Finanzplanung benötigst du 2 Rhythmen, einmal Ad-Hoc und einmal mit Routine:
- Ad-Hoc: Schnelle Simulation der Effekte, wann immer was Neues passiert ist
- Wöchentliche Routine: 13 Wochen Cashflow Review und Maßnahmen
- Monatliche Routine: Forecast Update mit dem Team
Ad-Hoc Simulation heißt, dass du mit deiner KI-gestützten Controlling Software immer dann eine Wirkungsvorschau erstellst, wenn etwas Neues passiert. Zum Beispiel:
Die Geschäftsführung sagt dir, dass zwei Großkunden später zahlen.
Du gibst diese Info an dein Controlling Tool und das Ergebnis sieht so aus:
Du erhältst also automatisiert eine Wirkungsvorschau, die du dann prüfen und diskutieren kannst. Wenn deine Parameter sauber gepflegt sind und die Quellsysteme angebunden sind, spart dir das Stunden an Simulationsarbeit.
Wöchentliche Cashflow Routine heißt, dass du den automatisierten 13 Wochen Cashflow Forecast prüfst und dir anschaust, ob ihr in nächster in ein Risiko kommt und falls ja, sofort Maßnahmen einleitest.
Monatliche Szenarienforecast Routine heißt, dass du die Erkenntnisse aus den Ad-Hoc Simulationen zusammenfügst und eine neue Forecast Version erstellst und diese auch mit den verantwortlichen Teams durchsprichst, sodass jeder wieder an Board ist und Maßnahmen verteilt werden können.
Im Ergebnis hast du eine laufend aktuelle Szenarienplanung für deine wichtigsten Anwendungsfälle. Schöne neue Welt, oder?
Und wie hilft mir jetzt die KI?
KI Funktionen sind der echte Gamechanger in der Finanzplanung 2027 und 2028 etc., aber bitte verfalle nicht der Illusion, dass dir die KI alle Arbeit abnimmt. Konkret hilft sie dir bei drei Punkten, wie ich es in diesem Beitrag ausführlich dargelegt habe:
Annahmen formulieren statt Zahlen eintippen: Statt Zellen zu füllen, beschreibst du in normalen Sätzen, was du erwartest. Was früher ein halber Tag Umbau in der Planungstabelle war, ist jetzt mehr oder weniger ein Satz, zumindest wenn die Datenbasis sauber ist (siehe dafür oben).
Validierung der Annahmen durch das System: Der Unterschied zwischen einer schnellen Antwort und einer validierten Aussage liegt darin, deine Annahmen kritisch zu hinterfragen. Eine generische KI ist für sich genommen, nicht in der Lage das zu tun, aber ein System, das deine Historie kennt und darauf trainiert ist, wie ein Controller zu denken schon. Statt deine Annahme kommentarlos zu schlucken, meldet das System zurück, wo eine Annahme optimistisch oder unrealistisch wirkt und challenged dich. Aus einer Planung wird damit ein Sparring.
Erklärung und Wirkungsschau: Der wichtigste Teil ist die Geschwindigkeit der Rückmeldung, die du auf deine Ideen für Maßnahmen zur Optimierung deiner Ergebnisse erhältst. Du teilst deine Überlegungen zu möglichen Maßnahmen mit deinem Controlling System und es erklärt dir im Klartext, welche Annahme welchen Effekt hatte und welche Risiken für dein Unternehmen dadurch potenziell entstehen.
Zusammen ergibt das eine andere Art zu arbeiten. Die Rolle des Geschäftsführers wandert zum laufenden Steuern mit einem Modell, das mitdenkt. Das Controlling wird zum Echtzeit-Sparringspartner.
- Autor: Bernhard Frühlinger
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- Lesezeit: 8 min.
Die wichtigsten Fragen des Beitrags noch mal auf einen Blick
Fast alles. Die Planung wird von einem starren Werkzeug zu einem lebenden Kommunikationstool, das mit der Kombination aus Software und KI in Echtzeit gehalten wird und den Fokus auf Optimierungsmaßnahmen für Gewinn und Liquidität verlegt.
Ein Jahresbudget legst du einmal fest, danach steht es. Eine dynamische Szenarienplanung schreibst du laufend fort – über einen rollierenden Forecast, den du monatlich aktualisierst, und mehrere durchgerechnete Szenarien. Das Budget bleibt dein Jahresziel, die Steuerung läuft über den Forecast.
Du brauchst ein 3-stufiges Setup:
1. Ordentliche Datenquellen: CRM, Auftragsmanagement und Buchhaltung
2. Einen Controlling Datenlayer, der alle Daten integriert und die Planung rechnung
3. KI, über die du kommunizierst und, die agentisch die Aufgaben der Planung durchführt
Ich bin neugierig auf eure Erfahrungen!
Wie hat dir dieser Blogbeitrag gefallen? Konntest du hilfreiche Informationen mitnehmen? Schreib mir gerne eine Mail. Ich lese und antworte immer persönlich.
Bernhard Frühlinger
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