Unternehmensplanung mit KI: Von Planung auf Zuruf zum autonomen Forecast
- Autor: Bernhard Frühlinger
- Datum:
Noch nie war Unternehmensplanung so schnell wie mit KI. Und noch nie war sie so riskant, wenn sie falsch gemacht wird. Denn es gilt weiterhin: Müll rein, Müll raus. Genau an dieser Stelle trennt sich, was Unternehmensplanung mit KI dir wirklich abnimmt und was bei dir bleibt.
Key Takeaways:
- Die Unternehmensplanung mit KI bringt Geschwindigkeit, bessere Validierung und schnellere Aussagen, wenn das Setup ordentlich gebaut ist.
- Ein KI Setup für die Planung benötigt ein Controlling System als Datenlayer, agentische KI zur Ausführung der Aufgaben und generative KI für die Kommunikation mit dir als Geschäftsführer
- Ein solches Setup ermöglicht kleinen und mittelgroßen Unternehmen eine Planungsgenauigkeit, wie sie bisher nur Konzerne hatten
Der Kern von Unternehmensplanung mit KI: Vom Werkzeug zum fertigen Ergebnis
In unseren täglichen Gesprächen mit Geschäftsführern sehen wir selten einen geordneten Planungsprozess. Geplant wird meistens, wenn der Hut brennt oder wenn jemand Anderes (z.B.: die Bank) einen Plan sehen will. Der größte Teil der Planung lebt im Kopf der Geschäftsführung und ganz ehrlich, das ist mehr als verständlich.
Denn bis Mitte 2026 hat es trotz aller Werkzeuge, Tools und Software-Lösungen einfach sehr lange gedauert, eine Planung oder einen Forecast auf Papier zu bringen: Daten sammeln, in die richtigen Tabellen tippen, Berechnungen kontrollieren und so weiter. Software-Lösungen haben einen Teil dieser Arbeit abgenommen, aber sie lieferten weiterhin Werkzeuge, die ein Mensch bedienen muss. Und damit blieb die Planung etwas, das der Geschäftsführer macht „wenn mal Zeit ist“. Aber Zeit ist je bekanntlich nie…
Und genau das ändert sich jetzt. Geschäftsführer haben zwar noch immer zu wenig Zeit, aber an die Stelle des Werkzeugtes tritt ein Modell, das das Werkzeug für dich bedient und zwar in 2 Ebenen:
- Generative KI interpretiert und erklärt die Zahlen im Klartext
- Agentische KI fährt mehrstufige Forecast-Abläufe selbstständig durch:
Beide KI-Schichten setzen auf einer dritten auf: dem Controlling-System, das deine Daten aus den Quellen hält. Dazu zählen Buchhaltung, Kernsystem, CRM. Das ist das Fundament, auf dem überhaupt gerechnet wird. Generative KI versteht deine Sprache, agentische KI führt die Aufgaben durch, beide sind aber nur so gut wie die Datenbasis darunter. Ist sie lückenhaft, hilft dir auch die klügste KI darüber nichts. So sieht dein Setup für die Unternehmensplanung mit KI aus:
Die Consulting Firma Bain & Company hat dieses Konzept für Großunternehmen schon Mittel 2025 dargestellt. Jetzt könnte man meinen, dass so ein KI Setup in der Unternehmensplanung nur für wenige, große Unternehmen relevant ist. Doch das stimmt nicht: Laut der BARC-Studie The Planning Survey 26 ist der Anteil der Unternehmen, die KI für Predictive Planning und Forecasting einsetzen, binnen zwölf Monaten von 11 auf 27 Prozent gestiegen
Und nun schauen wir uns, was durch dieses Konzept für Unternehmen bis 50 Mitarbeiter und ohne eigenes Controlling Team möglich wird.
Annahmen formulieren statt Zahlen eintippen
Der sichtbarste Vorteil von Unternehmensplanung mit KI ist der Änderung der Logik zur Eingabe: Jahrzehntelang bestand das Planen darin, die Logik eines Werkzeugs zu lernen: in welche Zelle welcher Wert gehört, welche Formel auf welche verweist, wo du aufpassen musst, dass du dir nicht alles zerschießt und so weiter. Die Zeit ging dabei vielfach für das Übersetzen dieser Annahme in die Mechanik der Tabelle. Genau diese Übersetzungsarbeit fällt jetzt weg.
Statt Zellen zu füllen, beschreibst du in normalen Sätzen, was du erwartest. Nimm ein Unternehmen, das Projekte durchführt, egal welche: Im Februar zeichnet sich ab, dass zwei größere Projekte sich nach hinten schieben. Die Unternehmensplanung mit KI funktioniert nun wie folgt: tippst du in einem Satz ein:
- Du via Chateingabe: Projekt A und B rutschen ins dritte Quartal, die Auslastung im Frühjahr sinkt.
- Controlling System hat die Projektinformationen und die zugehörigen Kosten, sowie alle weitere Informationen zu Fixkosten und Liquidität
- Agentische KI baut daraus das Szenario, rechnet Gewinn und Liquidität durch
- Generative KI erklärt dir hinterher, welche Annahme welchen Effekt hatte.
Was früher ein halber Tag Umbau in der Planungstabelle war, ist jetzt mehr oder weniger ein Satz, zumindest wenn die Datenbasis sauber ist. Und genau diese Zeitersparnis ist die eigentlich Revolution in der Planung: Denn erst wenn das Anpassen der Planung keine Stunden sondern Minuten dauert, planst du immer dann, wenn gerade etwas passiert.
Eine KI-basierte Unternehmensplanung durchbricht die starre Logik eines Planungswerkzeugs und ermöglicht eine autonome Planung, die sich mit den Veränderungen in deinem Unternehmen aktualisiert.
Validierung der Annahmen durch das System
Das größte Risiko eines jeden KI Setups ist es, kein ordentliches Setup zu machen. Das erlebe ich immer wieder und das fatale daran ist, dass die KI im Unterschied zu deiner Excel Tapete oder deinem Controlling Tool auch dann Ergebnisse ausspuckt, wenn du sie falsch bedienst.
Eine Annahme ist in Worten schnell dahingesagt. „Wir wachsen nächstes Jahr um zwanzig Prozent“ tippt sich leicht, und ein Werkzeug, das jede Eingabe stumm übernimmt, macht daraus einen Plan, der gut aussieht und nichts wert ist. Der Unterschied zwischen einer schnellen Antwort und einer fundierten, validierten Aussage liegt darin, ob dein Setup in der Lage ist, deine Annahme kritisch zu hinterfragen, bevor es sie einrechnet. In anderen Worten: ist es in der Lage, ein echter Controller zu sein?
Eine generische KI – wie Claude, CoPilot oder ChatGPT – sind für sich genommen, nicht in der Lage das zu tun. Ein System, das deine Historie kennt und darauf trainiert ist, wie ein Controller zu denken schon: Es hält deine Annahmen gegen das, was du in den letzten Jahren tatsächlich passiert ist, prüft, ob die angenommene Auslastung zu der Kapazität passt, validiert, ob der erwartete Zahlungseingang zu dem passt, wie deine Kunden bisher gezahlt haben und es erkennt Saisonalität: dass dein Dezember nie wie dein August laufen kann. Und noch vieles mehr…
Ich gebe zu, das macht das System natürlich nerviger, aber das ist schließlich ein Teil des Jobs von Controllern. Statt deine Annahme kommentarlos zu schlucken, meldet das System zurück, wo eine Annahme optimistisch oder unrealistisch wirkt und challenged dich. Aus der Planung wird damit ein Gespräch, das so aussehen kann:
- Du via Chateingabe: Plane, dass wir im Umsatz um 20% wachsen, ohne weiteres Personal aufzubauen.
- Controlling System hat die Projektinformationen und die zugehörigen Kosten, sowie alle weitere Informationen zu Auslastung und früherem Wachstum
- Agentische KI rechnet das Szenario durch und validiert die Annahmen
- Generative KI erläutert dir, wie weit deine Planung auf Basis der Fakten realistisch ist und macht dir Vorschläge
- Du : Entscheidest, ob du trotzdem so planen willst oder den Vorschlägen deines (KI) Controllers folgst
Dieses Setup nimmt dir nicht die Entscheidung ab, aber es fordert dich heraus und liefert dir eine zweite Meinung. Natürlich nur dann, wenn die Daten, gegen die sie validiert, sauber im Controlling System integriert sind.
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Erklärung und Wirkungsvorschau
Mit der Übersetzung von Annahmen in Zahlen und der Validierung der Annahmen, sind zwei wesentliche Controller-Arbeiten erledigt. Der dritte und vielleicht wichtigste Teil ist die Geschwindigkeit der Rückmeldung, die du auf deine Ideen für Maßnahmen zur Optimierung deiner Ergebnisse erhältst.
Kurzer Kontext: Eine Planung hat 3 Elemente: die Planungsannahmen (Spracheingabe), die Prüfung und Berechnung (Validierungs-Mechanismus) und die Festlegung von Maßnahmen, um die Planergebnisse zu erreichen oder zu verbessern. Dazu muss man aber auch den Effekt der Maßnahme kennen und hier haben wir eine echte Neuerung durch Unternehmensplanung mit KI:
Die Logik ist wieder ähnlich. Du teilst deine Überlegungen zu möglichen Maßnahmen mit deinem KI Controlling System, dein KI Frontend erklärt dir im Klartext, welche Annahme welchen Effekt hatte und welche Risiken für dein Unternehmen dadurch potenziell entstehen können.
- Du via Chateingabe: Wir können die Kapazitätsengpässe durch 3 Freelancer lösen. Die kosten jeweils 5.000 EUR pro Monat.
- Controlling System hat die Projektinformationen, berechnete Basisplanung für Gewinn und Liquidität
- Agentische KI rechnet den Umsatz-, Gewinn- und Liquiditätseffekt der Maßnahme durch
- Generative KI liefert dir eine Wirkungsanalyse der Maßnahmen samt Empfehlung
Und du kannst gegenspielen, so oft du willst und siehst in sofort, welchen Effekt deine Maßnahmen erzielen. Und hier hat die KI in Kombination mit deinem Controlling System nun auch einen entscheidenden Geschwindigkeitsvorteil gegenüber einem menschlichen Controller.
Zusammen ergibt das eine andere Art zu arbeiten. Die Rolle des Geschäftsführers wandert zum laufenden Steuern mit einem Modell, das mitdenkt. Das Controlling wird zum Echtzeit-Sparringspartner für die nächsten Monate. Das ist aus meiner Sicht die größte Verschiebung hinter Unternehmensplanung mit KI.
Mit einem KI Controlling Setup bekommt ein Unternehmen mit 10 Mitarbeitern eine Planungstiefe, für die es früher ein eigenes Controlling-Team gebraucht hätte.
Planung ist kein Prognoseproblem
Nach diesen euphorisierenden Ausblicken, kehren wir zum Boden der Tatsachen zurück und widmen uns zwei zentralen Themen, die du erledigen musst, damit deine Unternehmensplanung mit KI auch den oben beschriebenen Mehrwert schafft:
Deine Planung ist nur so gut wie deine Datenbasis
Fakt ist, eine KI, die auf schlechten Zahlen rechnet, liefert eine schlechte Planung. Um diesen Schritt kommst du nicht herum. Nicht zu unrecht empfehlen Experten das als ersten Schritt im Setup, siehe z.B.: fpa-trends dazu.
Konkret heißt das: Wenn deine Umsätze und Offene Posten aus deinem Auftrags-Tool von denen, in deiner Buchhaltung abweichen, bekommst du aus der Maschine keinen besseren Plan, nur einen schnelleren Fehler. Die unspektakuläre Vorarbeit entscheidet mehr über die Planqualität als jedes Modell dahinter.
Du bleibst Owner deiner Planung, mehr denn je
Eine KI weiß nicht, dass sie inhaltlich falsch liegt. Ihre Aufgabe ist es, die wahrscheinlichste Prognose zu ermitteln und die kann schlicht falsch sein, aber gleichzeitig sehr hübsch aufbereitet sein. Anstatt nun tagelang das System zu optimieren, empfehle ich dir einen einfacheren Schutz und der lautet: Lass deinen Kopf eingeschalten.
Prüfe die Zahlen, validiere sie selbst. Du hast nämlich gerade sehr viel Zeit gewonnen, die du zum Teil in die Qualitätssicherung investieren musst. Denn am Ende stehst du für die Zahlen gerade, nicht die KI oder dein Werkzeug.
Die KI nimmt dir die Eingabe ab, rechnet die Konsequenzen deiner Annahmen in Sekunden durch, aber welche Annahme richtig ist, sagt sie dir nicht. Das ist und bleibt dein Job und das ist auch gut so.
- Autor: Bernhard Frühlinger
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- Lesezeit: 8 min.
Die wichtigsten Fragen des Beitrags noch mal auf einen Blick
Vor allem Tempo und Häufigkeit. Ein Forecast, der früher Tage gedauert hat, rechnet sich in Minuten, und du kannst in normaler Sprache durchspielen, was einzelne Annahmen bewirken. Dadurch kannst du laufend planen statt nur zwei-, dreimal im Jahr.
Nein. KI rechnet die Folgen deiner Annahmen durch und erklärt sie, die Annahmen selbst und die Verantwortung für den Plan bleiben bei dir. Planung ist eine Urteilsfrage, und das Urteil liefert kein Modell.
Du brauchst ein 3-stufiges Setup:
1. Ordentliche Datenquellen: CRM, Auftragsmanagement und Buchhaltung
2. Einen Controlling Datenlayer, der alle Daten integriert und die Planung rechnung
3. KI, über die du kommunizierst und, die agentisch die Aufgaben der Planung durchführt
Ich bin neugierig auf eure Erfahrungen!
Bernhard Frühlinger
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