Cash Forecast: Diese 5 Fehler musst du vermeiden
Folgendes erwartet dich in diesem Beitrag über Cash Forecast:
Das Geld und vor allem dessen Mangel bereitet Unternehmer:innen laufend schlafloste Nächte. Nur logisch, dass sich daraus der Wunsch nach einem maximal exakten Cash Forecast ergibt.
Wir erleben bei den Onboardings unserer Kunden jedoch immer wieder, dass die bisher gemachten Forecasts aufwendig und immer wieder mit denselben teils verheerenden Fehlern ausgestattet sind.
In diesem Blogbeitrag teilen wir mit euch die fünf häufigsten Fehler in Cash Forecasts und zeigen euch, wie ihr diese vermeiden könnt.
Das Ziel des Cash Forecasts
Das erste Problem entsteht schon in der Erwartungshaltung. Wenn ihr erreichen wollt, dass ihr euren exakten Liquiditätsbedarf ermittelt, seid ihr mitten in der Themenverfehlung. Das Ziel ist nämlich:
Ziel des Cash Forecasts: Aufdecken potenzieller Liquiditätslücken in der Zukunft und Definition von Maßnahmen zur Abwendung.
Der Cash Forecast ist also nichts anders als ein Tool des Risikomanagements ist. Wenn wir ihn richtig anwenden und die folgenden Fehler vermeiden, dann ist er eines der mächtigsten Tools:
Cash Forecast Fehler #1: Jede Banktransaktion planen
Ihr lest richtig: Einer der häufigsten Gründe für das Scheiten von Forecasts ist, weil sie viel zu aufwendig konzipiert sind. Für einen soliden Forecast dürft ihr nicht jede 5 Euro Banktransaktion prognostizieren. Das hat keinen Effekt und macht euch nur mürbe.
Besser ist es, wenn ihr euch auf die wesentlichen Treiber eures Geschäfts konzentrieren. Diese sind je nach Geschäftsmodell unterschiedlich, lassen sich aber wie folgt zusammenfassen:
| Geschäftsmodell | Treiber für Wachstum | Treiber für Reduktion |
|---|---|---|
|
Projekte |
Welcher Umsatz kommt aus laufenden Projekten herein? Welche neuen Projekte gehen los? |
Welche Projekte enden? Welche Projekte könnten abgebrochen werden? |
|
Abo |
Welche Bestandskunden werden upgraden? |
Welche Bestandskunden werden downgraden? Welche werden kündigen? |
|
Wiederkehrende Dienstleistung |
Welche Bestandskunden werden mehr Leistungen nutzen? |
Welche Bestandskunden werden reduzieren? Welche werden kündigen? |
|
Handel |
Welche bestehenden Produkte werden mehr Absatz erzielen? |
Welche Produkte werden weniger Absatz erzielen? Welche bestehenden Produkte werden aus dem Sortiment genommen ? |
|
Produktion |
Welche bestehenden Produkte werden mehr Absatz erzielen? (Verträge mit Kunden) |
Welche Produkte werden weniger Absatz erzielen? Welche Produkte werden nicht mehr produziert ? |
Im Ergebnis habt ihr für eure Geschäftsmodelle die wichtigsten Treiber für euren Forecast beisammen und könnt pragmatisch planen.
Unser Tipp: Fokussiert euch auf die wichtigsten Treiber eurer Cash Entwicklung und plant diese möglichst genau. Für den Rest nehmt „pessimistische Pauschalwerte“ an.
Mit unserer Checkliste vermeidest du die typischen Fehler und stellst sicher, dass du alle relevanten Aspekte der Cash Prognose berücksichtigt hast
Cash Forecast Fehler #2: Optimismus
Wir beobachten oft bei unseren Kunden den Impuls, den Forecast so lange zu wiederholen, bis am Ende eine Zahl steht, die sie ruhig schlafen lässt. Das mag für die kurzfristige pychische Gesundheit gut sein, wirft euch aber mittelfristig nur noch weiter aus der Bahn.
Das Prinzip Hoffnung ist der natürliche Feind des Forecasts. Schließlich wollen wir Risiken aufdecken. Macht daher bei der Durchführung des Forecasting einen „Reality Check“ und geht folgende Fragen durch:
- Was passiert, wenn meine größten Kunden kündigen?
- Was passiert, wenn kein Neugeschäft hereinkommt?
- Welche Zahlungsausfälle sind möglich?
- Welche Investitionen (Fahrzeuge, IT etc.) könnten anstehen?
- Welchen Steuer-. oder Zinsrisiken bin ich ausgesetzt?
Unser Tipp: Erstellt zumindest zwei Szenarien, eines davon sollte ein „worst case“ sein. Definiert auch hierfür Maßnahmen zur Liquiditätsverbesserung.
Cash Forecast Fehler #3: Keine oder falsche Zahlungsziele
Umsatz ist nicht gleich Zahlungseingang und Aufwand ist nicht gleich Zahlungsausgang. Dazwischen können lange Zeiten liegen und genau diese müsst ihr berücksichtigen.
Dabei geht ihr am Besten nach folgender Logik vor:
| Ereignis | Informationen | Logik Cash |
|---|---|---|
|
Umsatz & Anzahlung |
Rechnungssumme, Zahlungsziele |
Zahlungseingang = Rechnungsdatum + Zahlungsziel |
|
Aufwand / Kosten |
Rechnungssumme, Zahlungsziele |
Zahlungsausgang = Rechnungsdatum + Zahlungsziel |
Unser Tipp: Geht pessimistisch vor und plant bei den Zahlungseingängen einen Zahlungsverzug ein. Damit seid ihr auf Abweichungen vorbereitet.
Cash Forecast Fehler #4: Keine Investitionen vorgesehen
Bevor ihr über diesen Punkt drüberlest, sei euch gesagt: Ihr habt ganz sicher Investitionen, auch wenn ihr kein Produktionsunternehmen seid.
Berücksichtigt daher unbedingt folgende Sachverhalte:
- IT: Laptops, Zubehör, Mobiltelefone
- Büro: Schreibtische, Stühle, sonstige Einrichtung
- Mobilität: Firmenwagen, Fahrräder
- Maschinen: Anlagen, Hardware
- Immaterielle Anlagen: Marken, Patente, Software
Diese Investitionen entstehen bei folgenden Anwendungsfällen:
| Anwendungsfall | Investition |
|---|---|
|
Neue Mitarbeitende |
Laptop, Mobiltelefon, Firmenwagen, Büroeinrichtung |
|
Ersatzinvestition |
Maschinen, IT, Büroeinrichtung |
|
Umzug |
Büroeinrichtung |
|
Patent & Marke |
Anmeldung, Erneuerung |
Wenn einer dieser Anwendungsfälle auf euch zutrifft, dann müsst ihr die Investitionen in eurem Forecast berücksichtigen.
Unser Tipp: Die Kosten für diese Investitionen müssen gegebenenfalls durch eine spezialisierte Finanzierung gedeckt werden. Trennt daher in eurem Forecast laufende Aufwendungen und Investitionen.
Cash Forecast Fehler #5: Staat und Banken vergessen
„Der Tod und die Steuer kommen bestimmt.“ Dieses Filmzitat ist ein guter Merker für euren Forecast – zumindest der Teil mit der Steuer. Ihr müsst aber noch „und die Banken“ ergänzen.
Berücksichtigt daher unbedingt folgende Sachverhalte:
- Finanzamt: Steuernachzahlungen, -vorauszahlungen, ggf. Stundungen
- Sozialversicherung: Ausstehende Beiträge, Nachzahlungen
- Banken: Rückzahlung von Krediten & Darlehen, Zinsen, Gebühren
- Sonstige Kreditgeber: Rückzahlung von Krediten, Zinsen, Gebühren
Macht euch am Besten eine Übersicht mit allen Altlasten und noch zu tätigenden Zahlungen an diese Stakeholder.
Unser Tipp: Eure Buchhaltung führt eine Übersicht über alle Verbindlichkeiten und Rückstellungen. Lasst euch diese zuschicken.
Wie geht nun ein guter Cash Forecast?
Damit ihr die oben genannten Fehler in eurem nächsten Cash Forecast vermeidet, haben wir ein vierstufiges Vorgehensmodell entwickelt:
1. Gewinnprognose erstellen
Der Cash Forecast ist die Erweiterung des erwarteten Gewinn oder Verlusts. Daher müsst ihr im ersten Schritt eine Gewinnprognose erstellen. Folgende Positionen sind dabei relevant:
| GuV Position | Beispiel | |
|---|---|---|
|
+ |
Umsatzerlöse |
Rechnungen an Kunden |
|
+ |
Sonstige Erträge |
Förderungen, Zuschüsse |
|
– |
Betriebskosten |
Material, Fremdleistungen, Personal, Sonstige Aufwendungen |
|
+/- |
Finanzergebnis & Steuern |
Zinsen, Steuern |
|
= |
Periodenergebnis |
Gewinn oder Verlust |
Unser Tipp: Hier findet ihr eine detaillierte Anleitung zur Erstellung einer Gewinnprognose.
2. Zahlungsziele berücksichtigen
Zwischen Gewinn und Cash liegen Zahlungsziele und zwar jene, die ihr euren Kunden einräumt und jene, die ihr einhalten müsst. Ergänzt daher eure Gewinnrprognose wie folgt:
| Position | Ergänzung Zahlungsziele | Cash Positiion | |
|---|---|---|---|
|
+ |
Umsatzerlöse |
Realistischer Zahlungseingang (z.B.: + 20 Tage) |
Zahlungseingang aus Umsatzerlösen |
|
+ |
Sonstige Erträge |
Erwarteter Zahlungseingang (z.B.: Auszahlung Förderung) |
Zahlungseingang sonstige Erträge |
|
– |
Betriebskosten |
Realistischer Zahlungsausgang je Position (z.B.: Personal sofort, Material + 10 Tage) |
Zahlungsausgang Betriebskosten |
|
+/- |
Finanzergebnis & Steuern |
Erwateter Zahlungsausgang (z.B.: Fälligkeit Körperschaftssteuer) |
Zahlungsausgang Finanzergebnis & Steuern |
|
= |
Periodenergebnis |
Zahlungszeiträume |
Operativer Cash Flow |
Unser Tipp: Falls eure Zahlungsziele stark schwanken, könnt ihr den Umsatz auch nach Kunden-Cluster ermitteln und spezifische Zahlungsziele ableiten.
3. Investitionen ergänzen
Das Tagesgeschäft ist abgebildet. Nun kommen wir zu den Investitionen. Dafür ergänzt ihr den Forecast um folgende Positionen:
| Cash Position | |
|---|---|
|
= |
Operativer Cash Flow |
|
– |
Auszahlungen für Investitionen in Maschinen, Büro, IT oder immaterielle Anlagen |
|
+ |
Einzahlungen aus dem Verkauf von Maschinen, Büro, IT oder immaterielle Anlagen |
|
= |
Free Cash Flow |
Unser Tipp: Hier findet ihr Tipps zur Ermittlung und Planung eurer Investitionskosten.
4. Finanzierung ergänzen
Einen wichtigen Schritt haben wir noch und der betrifft unsere Geldgeber. Ergänzt euren Forecast zum Schluss noch um folgende Positionen:
| Cash Position | |
|---|---|
|
= |
Free Cash Flow |
|
+ |
Einzahlungen aus der Aufnahme von Krediten oder Darlehen |
|
+ |
Einzahlungen aus Eigenkapital (z.B.: Investoren-Finnanzierung) |
|
– |
Auszahlungen aus der Rückzahlung von Darlehen oder Krediten |
|
= |
Veränderung liquide Mittel |
Et voila: mit diesen vier Schritten haben wir einen vollständigen Cash Forecast gemacht. Damit kann die eigentliche Arbeit beginnen und die lautet: Liquidität optimieren!
Unser Tipp: Die wichtigsten Tipps zur Verbesserung der Liquidität haben wir hier aufgeschrieben: 12 Tipps zur Liquiditätsoptimierung
Fazit: Cash Forecast ist ein Muss für das Risikomanagement
Wir lieben Forecasts. Was wir nicht lieben ist die Besessenheit von deren Hellseherfähigkeiten. Letztlich ist der Cash Forecast eines von vielen Tools des Risikomanagements, das auch Risiken aufzeigt und die Grundlage für eure Maßnahmen zur Abwendung der Risiken liefert.
Das Wichtigste ist daher, eine schnelle Aussage über die zukünftige Liquiditätsentwicklung zu bekommen und die Maßnahmen konsequent umzusetzen. Darauf müsst ihr euren Fokus legen.
Weiterführende Informationen
COMMITLY: Übersicht über kurzfristige und langfristige Cashflowplanung von den Profis
Controlling Portal: Tipps zur Erstellung eines Liquiditätsplans
Wir sind neugierig auf eure Erfahrungen!
Wie hat euch dieser Blogbeitrag gefallen? Konntet ihr für euch ein paar hilfreiche und nützliche Informationen mitnehmen? Erzählt es uns in einer E-Mail an [email protected]
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Die wichtigsten Fragen des Beitrags noch mal auf einen Blick
Ein Cash Forecast zeigt die Entwicklung der liquiden Mittel unter definierten Planungsannahmen. Das Ziel ist, eine Einschätzung über die Liquiditätsentwicklung zu bekommen und Maßnahmen zur Risikenabwehr zu treffen.
Einen Cash Forecast erstellst du in vier Schritten:
- Gewinnprognose erstellen
- Zahlungsziele ergänzen
- Investitionen planen
- Finanzierung planen
- Autor: Bernhard Frühlinger
- Datum:
- Lesezeit: 10 min.
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