Integrierte Planung mit FreeFinance – So klappt’s auf Anhieb!
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Für die meisten Unternehmen beginnt mit dem Herbst die alljährliche „Budget season“. Wir bei Adam nennen diese Zeit so, da Unternehmen sich nun verstärkt mit der Planung des kommenden Geschäftsjahres auseinandersetzen. Bei Adam ist vor allen Dingen die integrierte Planung im Unternehmen eine der zentralen Funktionen und Aufgaben, die wir unseren Kunden zur Verfügung stellen.
Wie überall im Controlling gilt auch für die Planung: je besser die Ausgangsbasis der Zahlen vorbereitet ist, desto besser wird die Planung. Die beste Quelle für eine integrierte Planung ist das Buchhaltungstool. Im folgenden Blogbeitrag zeigen wir euch deshalb ein paar Tipps und Tricks, wie ihr die integrierte Planung mit FreeFinance – dem führenden Do-it-yourself Buchhaltungstool Österreichs – aufsetzen könnt.
Was ist die integrierte Planung?
Die integrierte Planung ist die Königsdisziplin der Planung, da sie sowohl die Profitabilitätsplanung als auch die Bilanzplanung und daraus abgeleitet die Liquiditätsplanung umfasst und diese in Zusammenhang bringt.
Bei der Profitabilitätsplanung wird der erwartete Gewinn oder Verlust der zukünftigen Perioden ermittelt. Ausgangspunkt sind dabei die zu erwarteten Erträge (Umsätze und sonstige Erträge) und Aufwendungen (z.B.: Materialkosten, Personalkosten etc.) der Planungsperioden.
Die Liquiditätsplanung wird als indirekter Cash Flow aus der Profitabilitäts- und Bilanzplanung ermittelt und zeigt die Veränderung der liquiden Mittel über die Planperiode.
Eine wesentliche Grundlage für die integrierte Planung sind die Vergangenheitswerte. Natürlich sollte die Vergangenheit, gerade in dynamischen Geschäftsfeldern, nicht „blind“ fortgeschrieben werden. Als Aufsatzpunkt dient eine strukturierte Aufbereitung der Vergangenheitsdaten jedoch schon. Hier kommt FreeFinance ins Spiel.
1. Welche Grundlage bekomme ich für die integrierte Planung mit FreeFinance?
FreeFinance bietet – neben vielen anderen Features – eine doppelte Buchhaltung an. Dabei wird jeder Geschäftsfall auf einem Konto und einem Gegenkonto erfasst und somit Vermögen, Kapital sowie Aufwände und Erträge erfasst. Im Ergebnis entsteht sowohl eine Gewinn- und Verlustrechnung als auch eine Bilanz und somit die ideale Grundlage für die integrierte Planung mit FreeFinance. Wie genau die doppelte Buchhaltung funktioniert, könnt ihr im FreeFinance Glossar nachschlagen.
Planung der Profitabilität auf Basis der Gewinn- und Verlustrechnung
In FreeFinance habt ihr im Idealfall bereits alle Ein- und Ausgangsrechnungen sowie Personalkosten und sonstige Kosten buchhalterisch erfasst und somit eine aktuelle Gewinn- und Verlustrechnung vorliegen.
FreeFinance stellt euch die aktuelle Gewinn- und Verlustrechnung entweder als Summen-/Saldenliste als Monatsaufstellung oder als strukturierte Gewinn- und Verlustrechnung als Auswertung zur Verfügung. Beides kann in MS Excel exportiert werden. Beide Auswertungen findet ihr im Menü unter „Analysen / Auswertungen“. Auch hier könnt ihr wieder im FreeFinance Glossar nachlesen, wie die Gewinnermittlung in FreeFinance funktioniert.
Sofern ihr die Summen-/Saldenliste als Monatsaufstellung als Grundlage bevorzugt, müsst ihr hierzu noch die relevanten Kontenklassen aufbereiten. Diese sind in FreeFinance so strukturiert:
| Kategorie Gewinn- und Verlustrechnung | Kontenklasse |
|---|---|
|
Erträge |
Klasse 4 |
|
Material- und bezogene Leistungen |
Klasse 5 |
|
Personalkosten |
Klasse 6 |
|
Sonstige betriebliche Aufwendungen inkl. Abschreibungen |
Klasse 7 |
|
Finanzergebnis & Steuern |
Klasse 8 |
Planung der Bilanz & Liquidität auf Basis der Kontenstruktur
Durch die doppelte Buchhaltungsfunktion von FreeFinance kommt die Bilanz zum Teil schon automatisch mit der Verbuchung der Belege und sonstigen Geschäftsvorfälle mit. Einige Vorgänge sind jedoch gesondert zu erfassen und auch Jahresabschlussbuchungen werden gesondert vorgenommen. Auch zur Bilanz findet ihr eine Erläuterung im FreeFinance Glossar.
Über den Menüpunkt „Analysen / Auswertungen“ könnt ihr im Bereich „Saldenlisten & Kontenblatt“ für jedes vorhandene Wirtschaftsjahr eine Monatsaufstellung der Summen-/Saldenliste anzeigen und exportieren.
Für die Aufbereitung der Bilanz müsst ihr hierzu noch die relevanten Kontenklassen aufbereiten. Diese sind in FreeFinance so strukturiert:
| Bilanzkategorie | Kontenklasse |
|---|---|
|
Anlagevermögen |
Klasse 1 |
|
Umlaufvermögen |
Klasse 2 |
|
Eigenkapital |
Klasse 9 +/- Ergebnis aus Gewinn- und Verlustrechnung (Summe Klasse 4-8) |
|
Verbindlichkeiten, Rückstellungen etc. |
Klasse 3 |
2. Von der Buchhaltung zur integrierten Planung mit FreeFinance
Damit ihr die integrierte Planung mit FreeFinance ideal aufsetzt, könnt ihr die Buchhaltung aus FreeFinacne exportieren und in einem Excel-Sheet aufbereiten. Dies kann mitunter mühsam sein, da die Strukturen je nach gewünschter Planungsgranularität manuell aufgebaut werden müssen.
Als kleine Hilfestellung haben wir für euch hier eine Vorlage zur Erstellung einer Profitabilitätsplanung zum Herunterladen bereitgestellt:
Deine persönliche Vorlage zur Durchführung einer Planung hilft dir bei der Strukturierung einer Zahlen und gibt dir eine Orientierung, was relevant für dein Budget ist.
Automatisierung hilft auch bei der Planung
Eine automatisierte Alternative zum Export und zur Aufbereitung der Daten bietet die direkte Schnittstelle von FreeFinance zu Adam. Über diese bekommt ihr die FreeFinance Daten automatisiert in einer fertigen Profitabilitäts- und Bilanzstruktur aufbereitet und der Cash Flow wird ebenfalls automatisiert errechnet. Das spart euch manuelle Kleinarbeit und gibt euch mehr Zeit für die eigentliche Planung. Sprecht uns gerne an, wenn wir euch bei Einrichtung der Schnittstelle zwischen FreeFinance und Adam helfen können, oder probiert es am besten gleich selbst aus mit einem kostenfreien Test-Account.
Wie gut hat euch diese Erläuterung weitergeholfen? Erzählt es uns in einer E-Mail an [email protected]
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