OPOS Liste: Das Orakel des Cash Managements
Folgendes erwartet dich in diesem Beitrag über die OPOS Liste:
Bekommen wir noch Geld? Hätten wir das nicht schon bezahlen sollen? Solche Bekenntnisse des Zahlungsfluss-Kontrollverlustes, könnten von geneigten Finanzmenschen locker mit „Schau in die OPOS Liste“ quittiert werden. Wir alle wissen, dass es so nicht läuft. Schade eigentlich.
Die OPOS Liste (kurz für Offene Posten Liste) fasst alle unbeglichenen Rechnungen zusammen. Diese bestehen aus Forderungen an eure Kunden und Verbindlichkeiten an eure Lieferanten.
Wir zeigen euch in diesem Beitrag was ihr mit der OPOS Liste für euer Controlling und die Optimierung eurer Liquidität anstellen könnt.
1. Wie lese ich eine OPOS Liste?
Eine OPOS Liste aus Buchhaltungsprogrammen hat – wie die meisten Berichte aus Buchhaltungsprogrammen – einen etwas sperrigen Aufbau. Sie ist in der Regel wie folgt dargestellt (Beispiel aus DATEV):
Wie aus dem obigen Beispiel sichtbar, ist folgende Struktur vorgesehen:
| Feld | Inhalt |
|---|---|
|
Konto |
Personenkonto des Geschäftspartners (Buchhaltung) |
|
Name |
Name des Geschäftspartners |
|
Rechnungs-/Beleg-Nr. |
Rechnungsnummer eurer Rechnungen oder Belegnummer des Lieferanten |
|
Datum |
Datum der Rechnungsstellung |
|
Fälligkeit |
Datum der Fälligkeit |
|
Gegenkonto |
Ertrags- oder Aufwandskonto |
|
Betrag Soll |
Offener Betrag an Kunden bzw. Gutschrift, Teilzahlung an Lieferanten |
|
Betrag Haben |
Gutschrift, Teilzahlung von Kunden bzw. Offenen Betrag an Lieferanten |
|
Saldo |
Offener Betrag |
|
S/H |
Kennzeichnung ob offener Betrag eine Forderung (S) oder Verbindlichkeit (H) ist |
|
Fällig in Tagen |
Anzahl der Tage bis / seit Fälligkeit der Rechnung |
Was sind die wichtigen Felder der OPOS Liste?
Keine Sorge, nicht alle dieser Felder sind für euer Controlling relevant. Für eine laufende Übersicht solltet ihr euch die folgenden Felder konzentrieren:
| Name Kunde/Lieferant | Rechnungs Nr. | Saldo | S/H | Fällig in Tagen |
|---|---|---|---|---|
|
Kunde 1 |
2023-1001 |
5.400 EUR |
S |
-10 |
|
Kunde 2 |
2023-1040 |
6.850 EUR |
S |
7 |
|
Summe Kunden |
12.250 EUR |
S |
||
|
Lieferant 1 |
1001230 |
550 EUR |
H |
4 |
|
Lieferant 2 |
ADB232202 |
1.250 EUR |
H |
12 |
|
Summe Lieferanten |
1.800 EUR |
H |
||
|
Saldo Kunden - Lieferanten |
10.450 EUR |
S |
||
Was gilt es beim Lesen der OPOS Liste zu beachten?
Die OPOS Liste ist natürlich nur so gut, wie ihre Quelldaten. Daher solltet ihr folgende Qualitätskriterien beachten:
- Aktualität der OPOS Liste sicherstellen: Wenn ihr eure Rechnungen in eurer eigenen Buchhaltungssoftware verwaltet, dann habt ihr direkten Einfluss auf eine tagesaktuelle OPOS Liste. Sofern die Buchhaltung ausgelagert ist, erhält ihr in der Regel keine tagesaktuelle Übersicht, außer ihr stimmt dies aktiv ab.
- Fälligkeitsdatum prüfen: Häufig sind die Fälligkeitsdaten der Rechnungen nicht korrekt abgebildet. Prüft daher immer auf euren Ausgangs- und Eingangsrechnungen, ob die korrekten Fälligkeiten in eure Buchhaltung übernommen wurden.
- Anzahlungen und Teilzahlungen abbilden: Sofern An- oder Teilzahlungen durchgeführt werden, müssen diese in der OPOS Liste berücksichtigt werden und den offenen Rechnungsbetrag entsprechend reduzieren. Die Fälligkeit muss ebenso für die nächste Teilzahlung angepasst werden.
Unser Tipp: Self-Service Buchhaltungssoftware-Programme bieten in der Regel eine tagesaktuelle OPOS Listen auf Basis eurer hochgeladenen Belege.
2. Was kann ich aus der OPOS Liste ableiten?
Wenn man sie einmal entschlüsselt und aktualisiert hat, ist die OPOS Liste ein mächtiges Instrument für euer Liquiditätsmanagement. Sie bietet euch drei wesentliche Steuerungshebel:
Prognose eurer Liquidität
Der Hauptnutzen einer aktuellen OPOS Liste liegt in ihrer prognostischen Kraft für die Liquidität. Indem ihr eure aktuellen liquiden Mittel (Kassenstand, Bankguthaben) um die erwarteten Zahlungen ergänzt, bekommt ihr einen sehr guten „Net Cash“ Forecast.
Net Cash = Aktuelle liquide Mittel + kurzfristige Forderungen – kurzfristige Verbindlichkeiten
Die Nutzung der OPOS Liste für eure Liquiditätsprognose ist sehr sinnvoll, jedoch müsst ihr folgende Einschränkungen beachten:
- Nicht alle Zahlungen sind offene Posten: Nicht alle zukünftigen Zahlungen stehen auf der OPOS Liste, sondern nur die Geschäftspartner. Zahlungen an Steuer, Personal, Sozialversicherung etc. scheinen nicht auf.
- Erfahrung > Zahlungsziel: Nur weil eine Rechnung an eure Kunden fällig wird, heißt es nicht, dass diese auch pünktlich bezahl wird. Daher empfiehlt sich bei der Liquiditätsprognose etwas Pessimismus.
Zahlungsmoral eurer Kunden:
Während die OPOS Liste immer nur die aktuellen offenen Zahlungen eurer Kunden zeigt, solltet ihr euch darauf basierend einen allgemeinen Überblick über die Zahlungsmoral eurer Kunden machen. Folgende Fragen stehen dabei im Vordergrund:
- Welche Kunden zahlen pünktlich, zu früh oder zu spät?
- Welche Beträge sind im Durchschnitt überfällig?
- Für welche Produkte/Services wird tendenziell zu spät gezahlt?
Aus diesen Fragen könnt ihr eure Kunden nach Zahlungsmoral kategorisieren und daraus die ein oder andere gute Verhandlungsposition für eure nächsten Kundengespräche mitnehmen.
Unser Tipp: Baut euch eine ABC-Liste, die die Aspekte Umsatz, Profitabilität und Zahlungsmoral der Kunden zusammenfasst.
Anhaltspunkte für das Lieferantenmanagement:
Ähnlich wie auf der Kundenseite, nur mit umgekehrten Vorzeichen, hilft euch die OPOS Liste auch bei eurem Lieferantenmanagement. Hierbei geht es darum, euch ein Bild über die „Abhängigkeit“ von euren Lieferanten zu machen. Folgende Fragen stehen dabei im Vordergrund:
- Welche Lieferanten haben unvorteilhafte Zahlungskonditionen?
- Welche Beträge sind im Durchschnitt fällig?
- Wie passen die Zahlungszeiträume zu meinen Einzahlungen?
Die gesammelten Informationen aus dieser Analyse könnt ihr für Preis- oder Konditionsverhandlungen mit euren Lieferanten mitnehmen.
Unser Tipp: Erstellt eine Übersicht eurer Lieferanten, in der ihr das Bestellvolumen, qualitative Kriterien und eure eigene Zahlungsmoral je Lieferant zusammenfasst.
Mit dieser Vorlage kannst du einfach und effizient deine offenen Posten erfassen und verwalten.
3. Wie kann ich meine offenen Posten optimieren?
Die Optimierung der offenen Posten ist ein wesentlicher Bestandteil des kurzfristigen Liquiditätsmanagement. Ihr könnt grundsätzlich an zwei Ebenen optimieren:
OPOS Liste optimieren: Zahlungseingänge beschleunigen
Die beste Optimierung der offenen Posten ist die Beschleunigung der Zahlungseingänge und damit die Reduktion der Forderungen. Folgende Optimierungen könnt ihr dabei umsetzen:
- Klare Zahlungskonditionen: Zahlungsziele und Zahlungsart auf jede Rechnung schreiben
- Konsequentes Mahnwesen: Zahlungserinnerungen, konsequentes Mahnwesen, ggf. Mahnspesen
- Zahlungen automatisiert einziehen: SEPA Einzüge, Kreditkarten
- Forderungsmanagement auslagern: Factoring, Forderungsausfallsversicherung
OPOS Liste optimieren: Auszahlungen zeitlich optimieren
Bei der Lieferantenseite gilt es, eure Zahlungen zeitlich zu optimieren. Folgende Optimierungen könnt ihr dabei umsetzen:
- Zahlungsziele ausnutzen: Überweisungen an Fälligkeitstermin der Rechnungen orientieren
- Skonto ausnutzen: Prüfen, ob Skonto bei früherer Zahlung sinnvoll ist
Unser Tipp: In unserem Blogbeitrag haben wir für euch 12 Tipps zur Optimierung der Liquidität zusammengeschrieben.
Weiterführende Informationen
Andreas Hausmann: Video Erklärung zur Offenen Posten Liste vom DATEV Profi
lexoffice: Erläuterung zur offenen Posten Liste von unserem Integrationspartner
Wir sind neugierig auf eure Erfahrungen!
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Die wichtigsten Fragen des Beitrags noch mal auf einen Blick
Die OPOS Liste (kurz für Offene Posten Liste) fasst alle unbeglichenen Rechnungen zusammen. Diese bestehen aus Forderungen an eure Kunden und Verbindlichkeiten an eure Lieferanten.
Die OPOS Liste ist nach Geschäftspartner (Kunde oder Lieferant) sortiert und zeigt euch in der Spalte „Saldo“ den zu erhaltenen Betrag (Soll) oder zu zahlenden Betrag (Haben) je Geschäftspartner.
Die offenen Posten der Debitoren können durch konsequentes Mahnwesen, automatisiertem Zahlungseinzug oder Auslagerung der Forderungen reduziert werden.
- Autor: Bernhard Frühlinger
- Datum:
- Lesezeit: 4 min.
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