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CFO – In 3 Schritten vom Belege Sortieren zur Unternehmens-steuerung

Die Startup-Welt hat sich angewöhnt für jede Position einen coolen Titel zu vergeben. Besonders interessant sind dabei nicht unbedingt die kreativen Ausreißer, wie beispielsweise der Chief Feel Good Officer oder der Chief Rain Maker, sondern die drei fast schon klassischen Rollen CEO, CFO und COO.

Die Rolle des CFO in einem Startup

Betrachtet man die Rolle des Chief Financial Officers (CFO) – deutsch Finanzchef – werden die Unterschiede zwischen Startup und Großunternehmen besonders deutlich. Der klassische CFO verantwortet in der Regel die Bereiche Finanzen und Controlling, manchmal auch noch den Einkauf, die IT und andere administrative Einheiten. Er oder sie ist außerdem verantwortlich für den in Großunternehmen sehr umfangreichen Budgetierungs-Prozess, der festlegt, welche Einheiten im kommenden Geschäftsjahr wie viel Geld zur Verfügung haben. Dazu kommen dann noch viele weitere Aufgaben, z.B. im Bereich Merger & Acquisition, Beteiligungen-Verwaltung oder die Steuerung der weltweiten Geldflüsse des Unternehmens.

Vergleicht man damit nun die Aufgaben eines CFO in einem frisch gegründeten Startup, sehen die Aufgaben etwas anders aus. Hier müssen noch keine Beteiligungen verwaltet werden und weltweite Geldflüsse existieren (noch) nicht. Die anstehenden Aufgaben muten zunächst etwas bodenständiger an, sind deswegen aber nicht weniger wichtig für das Startup. In der Regel beginnt es mit dem Verwalten des erstellten Business Plans, insbesondere den darin aufgeschriebenen Zahlen und dem Vergleich dieser Zahlen mit der Wirklichkeit. Darüber hinaus fällt die Buchhaltung, oder zumindest das Sortieren der Belege für die externe Buchhaltung, in das Aufgabenspektrum eines Startup CFOs. Die Schnittstelle zum Steuerberater muss etabliert werden und die ersten Mitarbeiterinnen warten am Ende des Monats auf ihre Gehälter.

Welche Entwicklung sollte ein Startup CFO in den ersten Jahren der Gründung durchlaufen und auf welche Tätigkeiten sollte er oder sie sich konzentrieren? Wir haben drei wichtige Themen für euch zusammengefasst:

1. Digitalisierung der Belege für Buchhaltung und Controlling

Es klingt banal, aber das macht es nicht weniger wichtig. Der erste Schritt in Richtung einer erfolgreichen Unternehmenssteuerung ist die vollständige Digitalisierung aller mit den Finanzen zusammenhängenden Dokumente, von der automatisierten Facebook-Werbeabrechnung bis zum Bewirtungsbeleg. Mittel- und langfristig hilft euch das den Überblick zu behalten und alles geordnet an einem Ort zu behalten und für die Buchhaltung vorzubereiten. Plattformen, wie z.B. unser Partner domonda, haben sich darauf spezialisiert weite Teile der Buchhaltung zu automatisieren. Natürlich stellt das steuerrechtlich noch keinen Monatsabschluss dar, aber für die Zwecke der Unternehmenssteuerung sind die Daten unmittelbar verfügbar, zumal auch Zusatzinformationen wie Kostenstellen und Produkte zu den Belegen ergänzt werden können (aber dazu mehr in einem unserer nächsten Beiträge). Für den Anfang könnt ihr auch ein Excel-Template verwenden, in dem ihr alle Umsätze und Kosten erfasst. Das ist zwar mit ein bisschen manueller Arbeit verbunden, aber auch damit habt ihr unmittelbar am Monatsende alle relevanten Daten beisammen. Hier haben wir für euch ein Template zur Erfassung der monatlichen Belege zum Download:

Deine persönliches Template zur Erfassung von Rechnungen hilft dir bei der Digitalisierung deiner Belege für Buchhaltung und Controlling.

2. Monatliche Visualisierung der Finanzdaten

Nachdem der erste Schritt erfolgreich absolviert ist und alle Belege digital vorliegen, ist es an der Zeit die Daten, die in den Belegen schlummern, nutzbar zu machen. Auf dem Weg zu einer erfolgreichen Unternehmenssteuerung ist es unerlässlich, immer zu wissen, wie es eurem Unternehmen geht und was euch kurzfristig bevorsteht. Natürlich kann man diese Aufgabe auch mit der berühmten (und berüchtigten) BWA erledigen, die meist erst Wochen nach Abschluss des Monats vom Steuerberater zurückkommt.

Aber mal Hand auf’s Herz, wie hoch ist die Motivation, sich durch seitenlange Zahlentabellen zuarbeiten? Abhilfe kann hier die Visualisierung schaffen. Grafisch aufbereitete Zahlen vereinfachen den Blick auf das Wesentliche dramatisch und entlocken den Finanzdaten so manches Geheimnis. Zu Beginn reicht hier natürlich ein Excel, das die wichtigsten Kennzahlen grafisch und leicht verdaulich abbildet. Eine vollständige Automatisierung des Reportings, wie wir es mit Adam anbieten, schafft euch Zeit für Analyse und Entscheidungen.

3. Definition von Zielen und Tracking

Regelmäßige Leserinnen unseres Blogs denken jetzt vielleicht „Schon wieder Ziele?“ und die Antwort auf diese Frage lautet „Ja, schon wieder Ziele!“. Ein wesentlicher Teil der Unternehmenssteuerung besteht darin, Ziele für die Zukunft festzulegen und regelmäßig zu überprüfen, wie gut diese Ziele erreicht werden. Wie ihr ein effektives Zielemanagement im Unternehmen etabliert, haben wir hier erklärt. Damit aus den relevanten Finanzdaten und den Zielen auch eine Unternehmenssteuerung wird, sollten die Daten mit den Zielen verknüpft werden. Wenn ihr euch also ein Ziel für den Jahresgewinn eures Unternehmens gesetzt habt, solltet ihr in der Lage sein, den Gesamtumsatz und die Gesamtkosten zu messen, um eure Zielerreichung verfolgen zu können.

Deine persönliche Zielekarte hilft dir beim Aufbau eines Zielemanagements und gibt dir eine Vorlage zur Strukturierung deiner Ziele an die Hand.

Auf dem Weg vom Sortieren der Belege hin zu einer erfolgreichen Unternehmenssteuerung warten eine ganze Menge To Dos auf euch. Je früher ihr damit beginnt, desto eher könnt ihr die Abläufe in eurem Startup an eurer Unternehmenssteuerung ausrichten. Im Zweifel haltet euch einfach an Immanuel Kant: „Der Ziellose erleidet sein Schicksal – der Zielbewusste gestaltet es“.

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