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Planung der Profitabilität mit sevDesk – So einfach geht’s!

Planung mit sevDesk

Für die meisten Unternehmen ist der Herbst die alljährliche „Budget season“, also die Zeit des Jahres, in der man sich mit der Geschäftsentwicklung des oder kommenden Jahre auseinandersetzt. Auch bei Adam ist die Planung im Unternehmen eine der zentralen Funktionen und Aufgaben, die wir unseren Kunden zur Verfügung stellen.

Die Planung kann auf verschiedenste Arten und Weisen durchgeführt werden und je besser die Ausgangsbasis der Zahlen vorbereitet ist, desto erfolgreicher kann man die eigene Planung durchführen. Eine sehr gute Quelle für diese Ausgangsbasis sind Daten, die z.B. in Tools zur vorbereitenden Buchhaltung verfügbar sind. Im folgenden Blogbeitrag zeigen wir euch deshalb ein paar Tipps und Tricks, wie ihr die Profitabilitätsplanung auf Basis der Daten von sevDesk aufsetzen könnt.

Was ist die Profitabilitätsplanung?

Mit der Profitabilitätsplanung wird der erwartete Gewinn oder Verlust der zukünftigen Perioden ermittelt. Ausgangspunkt sind dabei die zu erwarteten Erträge (Umsätze und sonstige Erträge) und Aufwendungen (z.B.: Materialkosten, Personalkosten etc.) der Planungsperioden. Die Profitabilitätsplanung ist somit der zentrale Baustein für die Prognostizierung des zukünftigen Unternehmenserfolgs.

Eine wesentliche Grundlage für die Erstellung einer Profitabilitätsplanung sind die Vergangenheitswerte. Natürlich sollte die Vergangenheit, gerade in dynamischen Geschäftsfeldern, nicht „blind“ fortgeschrieben werden aber als Aufsatzpunkt dient eine strukturierte Aufbereitung der Vergangenheitsdaten und hier kommt sevDesk ins Spiel.

1. Welche Grundlage für die Planung bekomme ich aus sevDesk?

sevDesk bietet – neben vielen anderen Features – die Möglichkeit, alle Eingangsrechnungen und Ausgangsrechnungen digital zu erfassen und zu kategorisieren. Damit erhält man einen guten Überblick über die Umsatz- und Kostenstruktur des eigenen Unternehmens und gleichzeitig den idealen Aufsatzpunkt für die weitere Planung.

Planung des Umsatzes auf Basis der Ausgangs­rechnungen (Rechnungen und Belege)

In sevDesk habt ihr im Idealfall bereits alle Ausgangsrechnungen und damit Umsatzbringer eures Unternehmens verfügbar. Sofern ihr eure Rechnungen direkt mit sevDesk schreibt, dann sind diese in den „Rechnungen“ verfügbar. Sofern ihr auch Rechnungen aus anderen Systemen in sevDesk integriert, dann findet ihr diesen Teil in den „Belegen“.

Damit ihr eure Umsätze nach euren Produkten und Dienstleistungen analysieren und schließlich auch planen könnt, empfiehlt es sich alle Ausgangsrechnungen in sevDesk mit einem Tag für die zugehörigen Produkten/Dienstleistungen zu versehen. Wie genau ihr Tags anlegen und vergeben könnt, erfahrt ihr in der sevDesk Wissensdatenbank.

Sofern ihr Ausgangsrechnungen aus anderen Systemen in sevDesk als Einnahmen-Beleg importiert, könnt ihr statt eines Tags eine individuelle Einnahmen-Kategorie bzw. -Buchungskonto vergeben. Auch hierzu gibt es in der sevDesk Wissensdatenbank einen Eintrag.

Damit habt ihr eine ordentliche Grundlage für die Umsatzplanung. Es sollte immer nur ein Tag zur Kategorisierung nach Produkten oder Dienstleistungen pro Rechnung vergeben werden. Solltet ihr sehr viele verschiedene Produkte haben, bietet sich eine gröbere Strukturierung nach Produktkategorien an.

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Planung der Kosten auf Basis der Eingangs­rechnungen (Belege)

Wenn ihr in sevDesk alle Eingangsrechnungen gesammelt habt, ist schon einmal ein wesentlicher Teil der Kosten abgebildet. In sevDesk könnt ihr allen Belegen entweder eine vorgegebene Kategorie bzw. Buchungs-Konto zuordnen oder ggf. eigene anlegen. Das funktioniert übrigens analog zu den beleghaften Ausgangsrechnungen (s.o.). Durch die Kategorisierung der Belege schafft ihr eine Gliederung der Kosten nach ihren Kostenarten (z.B.: Software-Lizenzen, Beratung, Werbung etc.). Das ist auch die Grundlage für die Profitabilitätsplanung.

So weit, so unkompliziert. Nun beinhaltet die Profitabilitätsplanung, wie oben schon erläutert, die operativen Erträge und Aufwendungen. Es kann jedoch auch Belege geben, die zwar zu Auszahlungen führen, aber keine direkten Aufwendungen für die Profitabilitätsermittlung sind. Einige Beispiele dazu sind:

Durch die vorgegebenen Kategorien bzw. Buchhaltungs-Konten in sevDesk kannst du auf jene eingrenzen, die für die Profitabilitätsermittlung relevant sind.

Was fehlt noch?

Während in sevDesk grundsätzlich alle Ausgangsrechnungen und Eingangsbelege vorhanden sein sollten, gibt es aber auch weitere Erträge und Aufwendungen, die ggf. nicht in sevDesk vorhanden sind, da kein Beleg dafür verfügbar ist. Dazu zählen vor allem:

Personalkosten können zwar in sevDesk ebenfalls erfasst werden. Wenn ihr aber nicht alle Gehaltsabrechnungen einspielen wollt, könnt ihr diese auch separat erfassen. Für alle anderen Positionen gilt: Diese müsst ihr für die Planung manuell ergänzen. Eine sehr gute Grundlage dafür kann die Summen-/Saldenliste von der Steuerberatung sein.

2. Von sevDesk zur Profitabilitäts­planung

Da nun die Planungsgrundlage steht, geht es ans Eingemachte: die Planung der Profitabilität für das nächste Jahr. Einen detaillierten Leitfaden für die Erstellung einer fundierten Profitabilitätsplanung findet ihr hier.

Damit ihr die sevDesk-Daten ideal für die Planung nutzt, könnt ihr diese exportieren und in einem Excel-Sheet aufbereiten. Wie genau der Export funktioniert ist wieder in der sevDesk Wissensdatenbank beschrieben. Für die Aufbereitung in einem Excel-Sheet könnt ihr euch zusätzlich auch unser Planungstemplate anschauen.

Deine persönliche Vorlage zur Durchführung einer Planung hilft dir bei der Strukturierung einer Zahlen und gibt dir eine Orientierung, was relevant für dein Budget ist.

Automatisierung hilft auch bei der Planung

Eine automatisierte Alternative zum Export und zur Aufbereitung der Daten bietet die direkte Schnittstelle von sevDesk zu Adam. Über diese bekommt ihr die sevDesk Daten automatisiert in einer Profitabilitätsstruktur aufbereitet, könnt weitere Erträge oder Kosten ergänzen und darauf basierend die Planung aufsetzen. Das spart euch manuelle Kleinarbeit und gibt euch mehr Zeit für die eigentliche Planung. Sprecht uns gerne an, wenn wir euch bei Einrichtung der Schnittstelle zwischen sevDesk und Adam helfen können oder probiert es am besten gleich selbst aus mit einem kostenfreien Test-Account.

Wir sind neugierig auf eure Erfahrungen!

Wie gut hat euch diese Erläuterung weitergeholfen? Erzählt es uns in einer E-Mail an hello@meetadam.io

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