Profitabilität berechnen und steigern: Mit 3 Schritten auf Gewinn gerichtet
Folgendes erwartet dich in diesem Beitrag über Profitabilität berechnen und steigern:
Der vielzitierte Michael Porter soll gesagt haben: „If your goal is anything but profitability…you’ll hit problems!“ Damit hat er vollkommen recht. Jedes Unternehmen, das auf Dauer existieren möchte, muss profitabel sein.
Die Gleichung für die Profitabilität lautet simpel: Umsatz – Kosten > 0. Der Weg dahin ist häufig schwierig und lang. Daher benötigt es ein System, das euch dabei hilft eure Profitabilität kontinuierlich zu managen.
Wir zeigen euch in diesem Blogbeitrag, wie ihr in drei einfachen Schritten eure Profitabilität berechnen und kontinuierlich optimieren könnt.
1. Aktuelle Profitabilität berechnen
Im ersten Schritt muss ein einheitliches Vorgehen geschaffen werden, mit dem ihr eure Profitabilität berechnen könnt. Hierzu eignet sich die Gewinn- und Verlustrechnung.
Die Gewinn- und Verlustrechnung (abgekürzt GuV) zeigt das Unternehmensergebnis durch Gegenüberstellung von Erträgen und Aufwendungen. Das Grundschema sieht so aus:
| GuV Position | Beispiel | |
|---|---|---|
|
+ |
Umsatzerlöse |
Rechnungen an Kunden |
|
+ |
Bestandsveränderungen |
Veränderung Lagerbestand |
|
+ |
Aktivierte Eigenleistungen |
Zur eigenen Verwendung erstelltes Anlagevermögen |
|
+ |
Sonstige betriebliche Erträge |
Zuschüsse, Mieterträge |
|
– |
Material und bezogene Leistungen |
Materialaufwand, Wareneinkauf, Fremdleistungen |
|
– |
Personalaufwand |
Löhne, Gehälter inkl. Nebenkosten |
|
– |
Sonstige betriebliche Aufwendungen |
Miete, Beratung, Versicherungen, IT etc. |
|
– |
Abschreibungen |
Abschreibung auf Anlagevermögen |
|
= |
EBIT |
Ergebnis vor Zinsen und Steuern |
|
+/- |
Finanzergebnis |
Erträge und Aufwendungen aus Finanzen (z.B.: Zinsen) |
|
+/- |
Steuern vom Einkommen und Ertrag |
z.B.: Körperschaftssteuer, Gewerbesteuer |
|
= |
Ergebnis nach Steuern |
Gewinn oder Verlust nach Abzug Steuern |
|
+/- |
Sonstige Steuern |
z.B. Grunderwerbsteuer |
|
= |
Periodenergebnis |
Gewinn oder Verlust |
Die relevanten Daten, um mit der Gewinn- und Verlustrechnung die Profitabilität berechnen zu können, bekommt ihr aus der Summen und Saldenliste eures Buchhaltungstools.
Unser Tipp: Die Summen und Saldenliste ermöglicht euch auch die Auswertung der Bilanz und Cashflow Daten. Wie das funktioniert, könnt ihr in unserem Blogbeitrag nachlesen.
Damit ihr eure Profitabilität berechnen und nach eurem Geschäftsmodell darstellen könnt, empfiehlt es sich, eure individuelle Struktur abzubilden. Folgende Punkte sind hierfür in der Regel relevant:
Umsatzerlöse nach Produkten:
Die Umsatzerlöse sollen euch einen Einblick in den Erfolg eurer Geschäftsmodelle geben. Demensprechend müssen diese nach euren Produkte und Dienstleistungen gegliedert sein:
- Eigene Konten in der Buchhaltung je Produkt / Dienstleistung
- Rechnungen mit mehreren Produkten aufteilen
- Bei vielen kleinteiligen Produkten, auf Produktgruppen aggregieren
- In Belegmanagement Tools eigene Tags für Produkte anlegen
Materialkosten & bezogene Leistungen nach Kategorien:
Materialkosten & bezogene Leistungen beinhaltet Kosten, die direkt mit eurem Umsatz verknüpft sind. Damit ihr für euere Produkte eine direkte Profitabilität berechnen könnt (Rohertrag), sollten somit auch in Kategorien abgebildet werden, die zu euren Geschäftsmodellen passen.
- Kategorisierung der Fremdleistungen nach Leistungsarten
- Kategorisierung von Material und Waren nach Kategorien, idealerweise mit Bezug zu den Umsätzen
Sonstige Aufwendungen nach Wertschöpfungsette:
Die sonstigen betrieblichen Aufwendungen fassen eine Reihe von Betriebsausgaben zusammen. Damit ihr eine aussagekräftige Zahl für die Profitabilität berechnen könnt, solltet ihr diese gruppieren und entlang eurer Wertschöpfungskette sortieren:
- Beginnen mit "umsatznahen" Kategorien (z.B.: Instandhaltung Software, Maschinen, Werbung/Marketing)
- Aufwendungen nach eurer Planungslogik gruppieren, nicht zu viele kleinteilige Gruppen schaffen
- Kategorie "Sonstige" sollte maximal 5% vom Umsatz ausmachen
Unser Tipp: Eine alternative Darstellung der Profitabilität liefert der Deckungsbeitrag. Wie ihr diesen berechnen könnt, haben wir in diesem Blogbeitrag aufgeschrieben.
2. Profitabilität planen
Ohne Zielwerte könnt ihr zwar eure Profitabilität berechnen, wisst aber nicht, ob das erreichte Ergebnis „gut“ oder „schlecht“ ist. Dies wird erst durch den Vergleich von Ist und Plan möglich.
Plan Profitabilität berechnen
Damit wir die Plan Profitabilität berechnen können, könnt ihr diese in einzelne Teilpläne zerlegen. Folgende Struktur bietet sich an:
- Umsatz: Bestandsgeschäft - Kündigungen + Neugeschäft
- Sonstige Erträge: Geplante Zuschüsse etc.
- Materialkosten & bezogene Leistungen: in Abhängigkeit von den Umsatzerlösen der jeweiligen Kategorie
- Personalkosten: aktuellen Mitarbeitende + Personalaufbau - Abbau
- Sonstige betriebliche Aufwendungen: Nach Kategorien, über Fortschreibung oder in Relation zu Umsatz, Personalkosten etc.
- Abschreibungen: ier könnt ihr euch von eurem Steuerberater eine Aufstellung über die bestehende Abschreibung holen und zusätzlich einen Pauschalwert für die Abschreibungen auf Investitionen im Planjahr planen.
Im Ergebnis ergibt euer Reporting eine Gegenüberstellung der Ist- und Planwerte für alle GuV-Positionen.
| Profitabilität | Ist | Plan | Abweichung |
|---|---|---|---|
|
GuV-Position |
Werte aus der Buchhaltung |
Werte aus der Planung |
Ist – Plan |
Szenarien festlegen
Damit habt eine realistische Planung als Grundlage, der sogenannte „Expected Case“ und könnt euch nun in der Planung noch den Extremfällen widmen:
- Best case: Wie verändern sich Umsätze und Kosten bei sehr hoher Nachfrage (und könnten wir das überhaupt stemmen)?
- Worst case: Wie verändern sich Umsätze und Kosten bei einem starken Auftragsrückgang und geringem Neugeschäft?
Für beide Szenarien solltet ihr auch gleich vorausschauende Maßnahmen festlegen. Diese könnt ihr im Falle des Falles schnell ergreifen. Diese Übung ist Gold wert und erlaubt euch, sehr schnell auf Veränderungen zu reagieren.
Unser Tipp: Eine detaillierte Erläuterung zur Erstellung der Profitabilitätsplanung haben wir in unserem Blogbeitrag aufgeschrieben: Plan Gewinn- und Verlustrechnung
3. Profitabilität kontinuierlich managen
Die Profitabilität berechnen und planen sind erste relevante Schritte, verbessern die Situation jedoch noch nicht. Hierzu benötigt es ein kontinuierliches Profitabilitäts-Management, das wie folgt aussieht:
Profitabilität analysieren
Die Analyse umfasst die Überprüfung der Ergebnisse aus Planung und Reporting und deren Gründe. Darauf basierend legt ihr Maßnahmen zur Verbesserung und Zielerreichung fest.
Grundlage für eine effektive Analyse ist ein aussagekräftiges Reporting, das die Kennzahlen zur Profitabilität berechnen und empfängergerecht aufbereiten kann.
Unser Tipp: Eine Controlling-Software automatisiert das Reporting und bietet flexible Analysenn. Wie Adam das macht seht ihr hier.
Profitabilität optimieren
Die Optimierung der Profitabilität ist kein Projekt sondern ein monatlicher Prozess. Folgende Schritte solltet ihr hierfür in eure Prozesse integrieren:
- Festlegung von Maßnahmen zur Optimierung inklusive Zielwerte und Verantwortlichen und Deadlines zur Umsetzung
- Kontinuierliche Kontrolle des Fortschritts
- Reporting zum Status der Maßnahmen
- Review und Bewertung der Effekte
Die Etablierung eines Regelkreislaufes, mit dem ihr die Profitabilität berechnen, planen und laufend optimieren könnt ist in der Regel ohne großen Aufwand möglich und zeigt sehr rasch Wirkung.
Weiterführende Informationen
sevDesk: Video Erklärung zur GuV von unserem Integrationspartner
Controlling Wiki: Aspekte für ein erfolgreiches Berichtswesen
Wir sind neugierig auf eure Erfahrungen!
Wie hat euch dieser Blogbeitrag gefallen? Konntet ihr für euch ein paar hilfreiche und nützliche Informationen mitnehmen? Erzählt es uns in einer E-Mail an [email protected]
Anmerkung der Redaktion: Dieser Beitrag wurde ursprünglich im November 2019 veröffentlicht und wurde aktualisiert, um ihn umfassender zu gestalten.
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Die wichtigsten Fragen des Beitrags noch mal auf einen Blick
Die Profitabilität eines Unternehmens zeigt den wirtschaftlichen Erfolg unter Berücksichtigung der Erträge und Aufwendungen einer Periode. Sind die Erträge höher als die Aufwendungen gilt das Unternehmen als profitabel.
Die Profitabilität wird über Kennzahlen aus der Gewinn- und Verlustrechnung berechnet. Dabei eignen sich die Kennzahlen EBITDA, EBIT oder Gewinn vor/nach Steuern.
Die Profitabilitätsplanung beinhaltet alle Umsätze, sonstigen betrieblichen Erträge sowie die laufenden Kosten (Materialkosten, Personalkosten, sonstige Kosten) der Planperiode.
- Autor: Bernhard Frühlinger
- Datum:
- Lesezeit: 4 min.
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