Die 5 teuersten Fehler in der Buchhaltung (und wie du sie vermeidest)
Fehler #1: Falsche Umsatzabgrenzungen
Beispiel: Du schreibst im Dezember eine Rechnung über 120.000 € für ein Projekt, das im Januar startet und drei Monate läuft.
Damit kannst du keine Aussage über die eigentliche Marge deines Projektes machen. Außerdem musst du in dem Fall unnötig hohe Steuern auf einen Gewinn zahlen, der erst im nächsten Jahr schlagend wird.
Pro Tipp: Nach derselben Methode machst du im Retainer Geschäft auch die Abgrenzung deiner Jahres-Abos, um den richtigen Recurring Revenue zu ermitteln.
Fehler #2: Falsche Offene Posten Liste
Damit dein Cashflow auch wirklich „im Flow“ bleibt, musst du sicherstellen, dass deine Kunden ihre Rechnungen pünktlich bezahlen. Gleichzeitig musst auch du deine Rechnungen zahlen, damit man weiter mit dir arbeitet. Die Übersicht aller offenen Zahlungen ist die Offene Posten Liste. Wenn diese Liste aber falsch ist, dann verlierst du nicht nur die Übersicht sondern läufst Gefahr, dein Geld gar nicht oder zu spät zu bekommen. Gerade wenn der Rechnungsbetrag und die Zahlungsmodalitäten auseinanderlaufen (Stichwort: Ratenzahlung) kann das komplex werden.
Beispiel: Du schreibst eine Rechnung über 120.000 € und gestattest dem Kunden eine Ratenzahlung in 4 Raten zum Quartalsende. Die Buchhaltung kann diese Zahlung nicht zuordnen und erfasst sie auf „Unklare Zahlungen“ anstatt direkt am Kunden. Das sieht im Ergebnis so aus:
Pro Tipp: Erweitere deine Offene Posten Liste um die erwarteten Zahlungen, damit hast du einen guten Forecast über den Cashflow der nächsten Wochen.
Fehler #3: Keine oder zu geringe Rückstellungen
Wenn du weißt, dass du in Zukunft etwas zahlen musst, dann legst du dir das Geld zur Seite. Diese logische Regel befolgen privat viel Menschen, während Unternehmen dies häufig nicht tun. Das Zauberwort heißt „Rückstellungen bilden“.
Rückstellungen bilden Unternehmen für bekannte, aber noch nicht bezifferte oder fällige Verpflichtungen – z. B. Gewährleistung, ausstehende Boni oder Rechtsrisiken. Ohne Rückstellungen sieht dein Gewinn zu gut aus – bis die Kosten real auftreten.
Beispiel: Du weißt, dass Du Deinem Team einen Bonus auszahlen willst – insgesamt 60.000 €. Die Entscheidung fällt im Dezember, die Zahlung erfolgt im März. Ohne Rückstellung tauchen die Kosten nicht im alten Jahr auf – und belasten stattdessen das neue Jahr.
Eine saubere Buchhaltung trennt die Anzahlung von den eigentlichen Umsätzen und sieht so aus.
Um diesen Fehler in der Buchhaltung zu vermeiden führe regelmäßige Rückstellungsrunden ein. Bilde für jede erwartbare Verpflichtung eine Rückstellung – z. B. für Boni, Urlaubstage, Gerichtsverfahren. Das macht Deine Zahlen realistischer und schützt Dich vor Überraschungen.
Pro Tipp: Achte darauf, realistische Rückstellungen zu bilden. Das Finanzamt prüft diese genau, besonders wenn es um höhere Beträge geht. Deine Steuerberatung kann dir helfen, die Höhe der Rückstellungen optimal festzulegen.
Fehler #4: Die Buchhaltung bildet dein Business nicht ab
Eine gute Buchhaltung bildet dein Business in Zahlen ab. Leider ist die schlechteste aller Buchhaltungsauswertungen die am häufigsten verwendete. Die Rede ist von der BWA.
Beispiel: In deinem Geschäftsmodell benötigst du IT-Tools für die Anwendungsfälle Marketing, interne Prozesse und Kundenprojekte. In der BWA fallen alle diese Tools in die „übrigen Aufwendungen“ und werden mit anderen Kosten, wie Bankgebühren, Mitgliedschaften etc. vermischt. Damit kannst du nichts anfangen.
Fehler #5: Zu späte Verfügbarkeit der Buchhaltung
Benchmark: Die Buchhaltungszahlen sollten spätestens 10 Tage nach Monatsende verfügbar sein.
Damit du das erreichst, sind folgende Maßnahmen notwendig:
- Schicke deine Belege täglich digital an die Buchhaltung
- Vereinbare eine wöchentliche Verbuchung der Belege
- Gib der Buchhaltung Zugriff auf Kontoauszüge und Kreditkarten
- Vereinbare einen Prozess, der sicherstellt, dass die Buchhaltung alle Dokumente bis spätestens 5 Tage nach Monatsende hat
- Alternativ: Führe die unterjährige Buchhaltung intern im Unternehmen durch. Mit Tools wir lexware office, sevDesk, FreeFinance und buchhaltungsbutler geht das sehr gut.
Pro Tipp: Hier findest du eine konkrete Anleitung zur Optimierung deines Monatsabschlusses für schnelle Zahlen.
Fazit: Fehler in der Buchhaltung sind nicht nur „lästig“, sie kosten bares Geld
Mit den richtigen Maßnahmen – klaren Verantwortlichkeiten, smarter Software und abgestimmter Zusammenarbeit – kannst du diese Fehler vermeiden und deine Buchhaltungszahlen als das nutzen, wozu sie da sind: als die wichtigste Entscheidungsgrundlage für dein Business.
Weiterführende Informationen
sevDesk: 8 häufige Fehler in der Buchhaltung
Die nackten Zahlen: Buchhaltungssoftware-Vergleich
Wir sind neugierig auf eure Erfahrungen!
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Die wichtigsten Fragen des Beitrags noch mal auf einen Blick
Häufige Fehler in der Buchhaltung sind einerseits falsche Erfassungen, wie:
- Fehlende Abgrenzungen
- Falsche Offene Posten Listen
- Fehlende Rückstellungen
Und andererseits liegen weitere Fehler in zu späten und ungenauen Auswertungen.
Die häufigsten Fehler in der Buchhaltung sind auf mangelnde Kommunikation mit der Buchhaltung und zu wenig Automatisierung zurückzuführen. Die besten Tipps dazu sind:
- Mach die Vorbereitende Buchhaltung im Haus
- Kommuniziere klare Prozesse und Deadlines mit deiner Buchhaltung
- Prüfe die Zahlen jeden Monat
- Autor: Bernhard Frühlinger
- Datum:
- Lesezeit: 4 min.
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