Kostenarten, Kostenstellen, Kostenträger: Das who-is-who der Kostenrechnung

Kostenarten Kostenstellen Kostenträger

Folgendes erwartet dich in diesem Beitrag über Kostenarten, Kostenstellen, Kostenträger:

Wer seine Profitabilität besser managen will, muss drei Elemente in Fleisch und Blut haben. Diese lauten auf die klingenden Namen: Kostenarten, Kostenstellen, Kostenträger.

Leider besteht unter Klein- und Mittelunternehmen der hartnäckige Mythos, dass die Aufteilung nach diesen Elementen nur etwas „für die Großen ist“. Wir wollen euch vom Gegenteil überzeugen.
In diesem Beitrag bringen wir für euch Licht ins Dunkle und zeigen, wie ihr Kostenarten, Kostenstellen, Kostenträger für euer Unternehmen gewinnbringend einsetzen könnt.

Was sind Kostenarten, Kostenstellen, Kostenträger?

Kostenarten, Kostenstellen, Kostenträger die drei Elemente des Systems der Kostenrechnung. Die gute Nachricht: mehr Elemente gibt es in diesem System nicht. Schauen wir uns das genauer an.

Die Kostenrechnung erfasst alle Erträge und Kosten eines Unternehmens und ermittelt, welche Kosten an welchem Ort und für welches Geschäftsmodell angefallen sind. Die folgende Grafik zeigt die Elemente der Kostenrechnung:

Kostenarten Kostenstellen Kostenträger

Kostenarten: Welche Kosten sind angefallen?

Kostenarten definieren, welche Kosten angefallen sind. Sie sollen euch einen Überblick über jene Kosten, mit identen inhaltlichen Merkmalen (z.B.: Kosten für Werbung) geben.

Kostenarten werden sowohl in der Gewinn- und Verlustrechnung als auch in der Kostenrechnung verwendet und sind häufig schon durch den Kontenrahmen vorgegeben. 

Eine Kostenartenrechnung entspricht der Struktur der Gewinn- und Verlustrechnung:
Kostenartenrechnung Beschreibung
Umsatz + sonstige Erträge
Erlöse, Zuschüsse etc.
-
Material- und bezogene Leistungen
Handelsware, Rohstoffe, Server-Kosten etc.
-
Personalkosten
Löhne, Gehälter etc.
-
Sonstige betriebliche Aufwendungen
Büro, Werbung, Beratung etc.
-
Abschreibungen
Auf Anlagevermögen
+/-
Finanzergebnis, Steuern
Zinsen, Steuern
=
Ergebnis

Unser Tipp: Die Abbildung der Kostenarten je Kostenstelle sollte von der Struktur ident zu der Darstellung in der Gewinn- und Verlustrechnung sein.

Kostenstellen: Wo sind die Kosten entstanden?

Kostenstellen legen fest, wo die Kosten entstanden sind. Sie sollen euch einen Überblick über die direkt verursachten Kosten geben. In der Regel werden Kostenstellen wie folgt eingeteilt:

Kostenstelle 1 Beschreibung
-
Material- und bezogene Leistungen
Handelsware, Rohstoffe, Server-Kosten etc.
-
Personalkosten
Löhne, Gehälter etc.
-
Sonstige betriebliche Aufwendungen
Auf Kostenstelle zuordenbare Kosten für Büro, Werbung, Beratung etc.
-
Abschreibungen
Sofern auf Kostenstelle zuordenbar
=
Kostenstellen-Ergebnis

Unser Tipp: Kostenstellen sollten langlebig sind. Wählt also eine Struktur, die sich nicht jährlich ändert.

Kostenträger: Wofür sind Erträge und Kosten angefallen?

Kostenträger sind die Empfänger der Erträge und Kosten. Sie sollen euch einen Überblick über die Profitabilität eurer Geschäftsmodelle bieten. In der Regel werden Kostenträger wie folgt eingeteilt:
Eine Kostenträgerrechnung für ein Produkt sieht so aus:
Kostenträger Kategorie Beschreibung
Umsatz Produkt
-
Waren, Material, Betriebskosten
Handelsware, Rohstoffe, Server-Kosten etc.
-
Fremdleistungen
Externe Diensleistungen für den Kostenträger
-
Personalkosten
Direkt zuordenbar, z.B.: über Stundenerfassung
-
Sonstige direkte Kosten
z.B.: Explizite Werbemaßnahmen
=
Ergebnis Kostenträger

Unser Tipp: Kostenträger dürfen nur jene Kosten erhalten, die sich eindeutig dem Kostenträger zuordnen. Vermeidet hier Schlüsselungen.

Kostenarten, Kostenstellen, Kostenträger: Wie spielen sie zusammen?

Nun wissen wir, was Kostenarten, Kostenstellen, Kostenträger für sich alleine genommen tun. Die Magie der Kostenrechnung entsteht jedoch erst im Zusammenspiel dieser drei Elemente. Die folgende Tabelle zeigt eine idealtypische Kostenrechnung:
Reporting-Struktur Kostenarten Kostenträger Kostenstellen
Umsatz + sonstige Erträge
Gesamtunternehmen
Produkt 1, Produkt 2
n/a - Kostenträger
Herstellkosten
Abteilung 1, Abteilung 2
Rohertrag
Personalkosten
Wenn direkt zuordenbar
Sonstige betriebliche Aufwendungen
wenn direkt zuordenbar
Deckungsbeitrag 3 / EBITDA
Abschreibungen
EBIT
keine Aufteilung

keine

Aufteilung

Finanzergebnis + Steuern
Ergebnis

Aus dieser kombinierten Darstellung wird die Magie der Kombination aus Kostenarten, Kostenstellen, Kostenträger deutlich. Ihr könnt damit nun drei zentrale Fragen beantworten: 

Wir hoffen, euren Gusto geweckt zu haben. Wie kann das aber nun für Klein- und Mittelunternehmen umgesetzt werden.

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Wie kann ich meine Kostenrechnung umsetzen?

Die Erfassung von Kostenarten, Kostenstellen, Kostenträger erfolgt parallel zur Buchhaltung. In der Lebensrealität der Klein- und Mittelunternehmen wird die Buchhaltung extern durch die Steuerberatung durchgeführt. Dies funktioniert so:
Damit ihr die fehlenden Elemente ergänzen könnt, stehen euch zwei Wege offen:

Do it yourself in eurem internen Buchhaltungssystem:

Wenn ihr ein Do-it-yourself Buchhaltungsystem, wie sevDesk, domonda oder FreeFinance nutzt oder selbst in den Buchhaltungstools eurer Steuerberatung vorbucht könnt ihr eure Kostenrechnung selbst einrichten:

Unser Tipp: Hier erfährt ihr wie ihr eure Kostenrechnung in sevDesk und domonda  umsetzen könnt.

Outsourcing an externe Buchhaltung:

Mit entsprechender Abstimmung könnt ihr eure Kostenrechnung auch an eure externe Buchhaltung outsourcen. Dabei werden Kostenarten, Kostenstellen, Kostenträger „in einem Aufwasch“ gebucht.

Unser Tipp: Hier zeigen wir euch, wie ihr eine Kostenrechnung mit eurer externen Buchhaltung einrichten könnt.

Fazit: Kostenarten, Kostenstellen, Kostenträger verbessern die Steuerung eurer Finanzen

Zugegeben: das Zusammenspiel von Kostenarten, Kostenstellen, Kostenträger muss verstanden und durchdacht werden. Außerdem entsteht ein nicht zu unterschätzender Zusatzaufwand in der Buchhaltung, um diese Elemente monatlich zu erfassen. Wir sind aber überzeugt: Die Vorteile überwiegen.

Mit der Etablierung der zusätzlichen Sichten auf Kostenträger und Kostenstellen könnt ihr nicht nur die Profitabilität eurer Geschäftsmodelle optimieren, sondern auch höhere finanzielle Verantwortung in eure Unternehmensbereiche tragen, klare Ziele vergeben und das Commitment steigern. Das ist dann doch etwas Zusatzaufwand wert.

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Weiterführende Informationen

Controlling Portal: Alles zur Kostenrechnung

DATEV: Erläuterung zu Kostenstellen- und Kostenträgerrechnung

Wir sind neugierig auf eure Erfahrungen!

Wie hat euch dieser Blogbeitrag gefallen? Konntet ihr für euch ein paar hilfreiche und nützliche Informationen mitnehmen? Erzählt es uns in einer E-Mail an [email protected]

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Die wichtigsten Fragen des Beitrags noch mal auf einen Blick

Kostenarten, Kostenstellen, Kostenträger sind die drei Elemente der Kostenrechnung:

 

  1. Kostenarten: Welche Kosten sind angefallen?
  2. Kostenstellen: Wo sind die Kosten angefallen?
  3. Kostenträger: Wofür sind die Kosten angefallen?

Ein Kostenträger ist der Empfänger eurer Kosten. In der Regel sind das:

 

  1. Eure Produkte und Dienstleistungen
  2. Projekte und Aufträge
  3. Interne Leistungen

Kostenstellen legen fest, wo eure Kosten angefallen sind. In der Regel sind das:

 

  1. Eure Unternehmensbereiche
  2. Standorte oder Filialen
  3. Projekte

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