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Schüttel die Glaskugel – It’s Budget Season!

Als gelernter Controller ist die alljährliche „Budget Season“ – also die Zeit im Jahr, in der die Ziele und der zugehörige „Finanzrahmen“ für das kommende Geschäftsjahr erstellt wird – eine großartige Zeit. Endlich kann man die großen Strategieworte mit Zahlen belegen und greifbar machen. Zugegeben, wir sind die Nerds. Für die meisten Unternehmen ist der Prozess mühsam und das Ergebnis oft irgendwo zwischen Träumerei und Enttäuschung. Der frühere US-Handelsminister Maurice Stans sagte einst in fast schon Controller-tauglicher Skepsis „Die Aufstellung eines Budgets ist die Kunst, Enttäuschungen gleichmäßig zu verteilen.“ Warum soll man sich das also antun?

In Zahlen gegossene Strategie

Das Budget richtet euer Unternehmen und somit auch die Handlungen auf die Erreichung eines (finanziellen) Ziels aus. Damit ist die Planung das wichtigste Instrument, um die Unternehmensstrategie in Zahlen abzubilden.

Priorisierungshilfe

Die Planung legt die Priorisierung und Verteilung eurer Ressourcen auf die wichtigsten Vorhaben fest.

Anker und Frühwarnsystem

Das Budget ermöglicht euch, immer einen Ankerpunkt für die Analyse eurer monatlichen Erträge und Kosten zu haben. Damit könnt ihr Abweichungen analysieren und frühzeitig gegensteuern.

Motivationsfaktor

Last but not least, ist das Budget ein nicht zu unterschätzender Motivationsfaktor für euer Team. Es lohnt sich, das Team in den Budgetprozess einzubeziehen und das Team auch an deren beeinflussbaren Budgetzahlen zu messen.

Klingt überzeugend? Wir wollen aber in diesem Beitrag nicht nur ein Plädoyer für das Budget abgeben, sondern euch vor allem konkrete Hilfestellungen auf die wichtigsten Fragestellungen rund um den Budgetprozess geben.

1. Was muss ich planen?

Die Erstellung des Budgets soll keine organisationslähmenden Aufgabe werden. Die Kunst ist es vielmehr, auf die wesentlichen Business-Treiber zu fokussieren. Im Detail natürlich je nach Geschäftsmodell unterschiedlich, lassen sie sich jedoch verallgemeinernd in fünf Cluster einteilen:

Umsatz

Für das Umsatz-Budget stehen das Bestandsgeschäft (bestehende Kundenbeziehungen) und das potenzielle Neugeschäft im Fokus. Die Summe der erwartbaren Umsätze aus dem Bestandsgeschäft und Neugeschäft abzüglich möglicher Kündigungen ergeben das Umsatz-Budget.

Herstellkosten

Nachdem der Umsatz geplant ist, gilt es jene Kosten, die direkt mit der Erzielung des Umsatzes einhergehen, vorzusehen. Diese beinhalten je nach Geschäftsmodell Material (Roh-, Hilfs- und Betriebsstoffe), Waren und externe Dienstleistungen (z.B.: Subunternehmer), die direkt an der Umsatzerzielung teilnehmen. Zusätzlich sollten auch etwaige Provisionen, die an Vertriebspartner zu verrichten sind, Verpackungs- und Frachtkosten für Produkte, berücksichtigt werden.

Personalkosten

Beim dritten Cluster dreht sich alles um die Mitarbeitenden im Unternehmen. Bei der Planung der Personalkosten sollten nicht nur alle aktuellen Mitarbeitenden für das kommende Geschäftsjahr einbezogen werden, sondern auch die geplanten neuen sowie eventuelle Abgänge. Bei Zu- und Abgängen lohnt es sich die jeweiligen Zeitpunkte zu berücksichtigen, um ein genaueres Planungsergebnis zu erzielen. Ein sehr wichtiger Faktor bei den Personalkosten sind die Nebenkosten, wie beispielsweise Sozialversicherungsabgaben und Beiträge. Für die Planung kann man hier von einem Pauschalwert von 25% bis 30% der Lohn- und Gehaltskosten ausgehen. 

Sonstige Kosten

Dazu zählen, je nach Geschäftsmodell in unterschiedlicher Größenordnung, Büro und Miete inkl. Instandhaltung, Software und IT, Beratung, Buchführung und Werbung etc. Viele dieser Positionen können anhand der Vergangenheitswerte fortgeschrieben werden. Eine Differenzierung ist allerdings oft ratsam, um nicht „blind“ die Vergangenheit fortzuschreiben.

Liquidität

Frei nach dem berühmten Spruch „Revenue is vanity, profit is sanity, cash is king”, sollte die Liquidität unbedingt im Budget berücksichtigt werden. Dazu gehören Zahlungseingänge von Kunden, Zahlungsausgänge an Lieferanten / Personal etc, Entwicklung der Lagerbestände, Investitionen, Einzahlungen aus Kreditaufnahmen und der regelmäßigen Rückzahlungen der laufenden Kredite und unterjährige Steuer- und Gebührenzahlungen.

Randnotiz zum Thema Liquiditätsplanung: Unsere Freunde von commitly.com bieten eine großartige Liquiditätsplanungslösung, die KMU bei der kurz- und langfristigen Prognose und Überwachung der Liquiditätsentwicklung unterstützt.

2. Wie kann ich den Planungs­prozess effizient gestalten?

Strategie als Rahmen festlegen

Das raison d’être der Budgetierung ist es, die Strategie in Zahlen abzubilden. Aus der Strategie leitet ihr die Eckwerte für die Planung ab. Wenn ihr beispielsweise ein jährliches Umsatzwachstum von 10% anstrebt, dann habt ihr schon euren Planwert für den Umsatz. Selbiges gilt für das gewünschte Gewinnwachstum. Wenn ihr noch keine Strategie festgelegt habt, ist das die erste Übung bevor ihr eine Planung erstellt.

Das Team mitnehmen

Wenn das Team das Budget nicht kennt, kann es auch nicht bei seiner Erreichung unterstützen. Beteiligt daher auf jeden Fall euer Team an der Budgeterstellung und gebt auch Verantwortung für Teilbudgets ab. Das erhöht die Transparenz und steigert das Committment. Ein paar Planungsrunden mit gegenseitigem Challenging mögen zwar etwas Zeit in Anspruch nehmen, bringen aber auch wesentlich bessere Ergebnisse. Die Erfahrung zeigt auch, dass es jedenfalls vorteilhaft ist, das Budget dem gesamtem Team zu präsentieren.

Budgetprozess wie ein Projekt steuern

Die beste Methode für einen effektiven und effizienten Budgetprozess ist es, diesen wie ein Projekt zu managen. Das heißt, der Budgetprozess hat einen fixen Start- und Endzeitpunkt und klare Meilensteine, von Kick-Off Meeting über Teilplanfertigstellung hinzu Budgetverabschiedung. Das Budget sollte mindestens ein bis zwei Monate VOR dem Geschäftsjahresende abgeschlossen sein, damit ihr dieses auch noch entsprechend präsentieren und diskutieren könnt.

Von diesem Zeitpunkt könnt ihr rückwärts planen und einen „Mini-Projektplan“ für das Budget ableiten. Wenn ihr in diesem Prozess von Anfang an das Team mitnehmt, funktioniert das umso besser. Hier ist jedoch auch Augenmaß gefragt. Wenn ihr ein junges oder kleines Unternehmen führt, kann dieses Projekt auch in wenigen Stunden oder Tagen bereits abgeschlossen sein. Versucht in diesem Fall nicht zu viele Ressourcen auf Projektplanung und -steuerung zu binden.

3. Welche Tools kann ich für die Planung nutzen?

Es gibt eine Vielzahl von Tools, die euch bei der Finanzplanung mehr oder weniger helfen. Wir empfehlen aber, die Toolfrage im ersten Schritt hintenanzustellen (A fool with a tool…). Um eine belastbare Planung zu entwickeln, benötigt ihr für den Anfang nicht zwingend ein kostenpflichtiges Planungstool. Im ersten Schritt reicht ein einfaches Excel (ja, ihr habt richtig gelesen), mit dem ihr die Umsätze, Kosten und – im Idealfall – Geldbewegungen entlang der 12 Monate abbildet, vollkommen aus. Natürlich müsst ihr euch das nicht selbst bauen, dazu gibt es reichlich Vorlagen. Eine pragmatische Vorlage für die GuV und Cash Flow Planung könnt ihr auf unserer Website herunterladen:

Dein persönliches Planungstemplate bietet dir eine einfache und übersichtliche Grundlage für die Durchführung deiner Budgetplanung

Eines der effektivsten „Tools“ in der Budgeterstellung ist aber noch immer der kritische Austausch mit einem Sparringspartner. Daher unterstützen wir von Adam euch mit Leidenschaft inhaltlich und strukturell bei der Erstellung des Budgets.

Wir von Adam sind aber Überzeugungstäter und wissen aus eigener Erfahrung, dass das Budget eines der mächtigsten Tools ist, um ein Unternehmen zukunftsorientiert zu managen. Wir wünschen euch daher: HAPPY BUDGET SEASON!

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