Kostenrechnung für Dienstleistungsunternehmen: Der Schlüssel zur Optimierung
Folgendes erwartet dich in diesem Beitrag über Kostenrechnung für Dienstleistungsunternehmen:
Dienstleistungsunternehmen haben zunehmend Bedarf und Notwendigkeit, mehr Transparenz in ihre laufenden Kosten zu bekommen. Die traditionelle Buchhaltung reicht hierfür nicht mehr aus. Es benötigt eine Kostenrechnung. Wie aber kann eine Kostenrechnung für Dienstleistungsunternehmen aussehen?
In diesem Beitrag geben wir euch die Schlüssel zur Kostentransparenz in die Hand und zeigen euch einen einfachen Weg zur Etablierung einer Kostenrechnung für Dienstleistungsunternehmen.
Warum benötigt es eine Kostenrechnung für Dienstleistungsunternehmen?
Die Kostenrechnung erfasst alle Erträge und Kosten entlang der Wertschöpfungskette eines Unternehmens. Sie tut dies, indem Sie einen dreidimensionalen Blick ermöglicht:
Unser Tipp: Hier erfährt alles und noch viel mehr über Kostenarten, Kostenstellen und Kostenträger.
Die Kostenrechnung fragt also: „Welche Erträge und Kosten sind in welchem Unternehmensbereich für welches Geschäftsmodell angefallen?“ Wie kann diese zentrale der Kostenrechnung für Dienstleistungsunternehmen angewandt werden?
Dienstleistungsunternehmen haben zunehmend komplexe Wertschöpfungsketten
Das erste schlagende Argument für die Kostenrechnung für Dienstleistungsunternehmen liegt in der neuen Geschäftsrealität. Die Wertschöpfungskette ist auf oberster Ebene zwar stabil, wie folgende Grafik zeigt:
Doch hat sich durch die Digitalisierung einiges geändert: Waren Prozesse früher geradlinig und Kosten übersichtlich, hat sich dies in den letzten Jahren deutlich geändert. Die wesentlichen Gründe dafür sind:
- Geänderte Zahlungsmodelle: Die Abrechnung nach Time & Material wird zunehmend durch Werkverträge und meilensteinbasierten Zahlungen ersetzt.
- Outsourcing: Der vermehrte Einsatz von Freelancer und Subunternehmen macht die Kosten dynamischer.
- Software-Einsatz: Der zunehmende Einsatz von Software-Produkten für Kundenprojekte führt häufig in die "Abo-Kostenfalle".
Die Geschäftsfelder von Dienstleistungsunternehmen werden diverser
Das zweite Argument, warum die Kostenrechnung für Dienstleistungsunternehmen wichtiger wird, liegt in der Diversifikation der Geschäftsmodellen und dem Untergang der „Single-Service-Unternehmen“. Die wichtigsten Trends hierbei sind:
All diese Veränderungen bringen viele Chancen mit sich, führen aber auch zu höherer Komplexität in den Prozessen und Kostenstrukturen, welchen die klassische Buchhaltung nicht mehr gewachsen ist. Die Lösung: wir bauen eine Kostenrechnung für Dienstleistungsunternehmen.
Wie entwickle ich eine Kostenrechnung für Dienstleistungsunternehmen?
Die Kostenrechnung für Dienstleistungsunternehmen setzt sie sich aus Kostenarten, Kostenstellen und Kostenträger zusammen. Im Ergebnis sieht das so aus:
| Reporting-Struktur | Kostenarten | Kostenträger | Kostenstellen |
|---|---|---|---|
|
Umsatz + sonstige Erträge |
Gesamtunternehmen |
Dienstleistung 1, Dienstleistung 2 |
n/a - Kostenträger |
|
Variable Kosten: Fremdleistungen, Betriebskosten, Reisekosten zu Kunden etc. |
Abteilung 1, Abteilung 2 |
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|
Rohertrag |
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Personalkosten |
Wenn direkt zuordenbar |
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Sonstige betriebliche Aufwendungen |
wenn direkt zuordenbar |
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Deckungsbeitrag 3 / EBITDA |
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Abschreibungen |
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EBIT |
keine Aufteilung |
keine Aufteilung |
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Finanzergebnis + Steuern |
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Ergebnis |
Aus dieser kombinierten Darstellung wird die Magie der Kostenrechnung für Dienstleistungsunternehmen deutlich. Ihr könnt damit drei zentrale Fragen beantworten:
Unser Tipp: Eure Kostenrechnung soll langlebig sind. Wählt also eine Struktur, die sich nicht jährlich ändert.
Diese Vorlage hilft dir dabei, die Kosten für dein Unternehmen zu optimieren
Wie bringe ich die Kostenrechnung zum Leben?
Soviel zur Papierarbeit. Um eure Kostenrechnung ins Laufen zu bringen, benötigt ihr ein „Operating Model“. Das beinhaltet folgende Elemente:
1. Definiere den Prozess für deine Kostenrechnung
Die Erfassung der Daten für die Kostenrechnung erfolgt parallel zur Buchhaltung. Der ideale Prozess sieht dabei so aus:
Der dargestellte Prozess zeigt, dass für die Kostenrechnung erhöhter Abstimmungsaufwand zwischen Finance und den Fach-Teams notwendig ist. Für die Erfassung stehen euch zwei Wege zur Verfügung:
- Do it yourself: Wenn ihr ein Buchhaltungstool, wie sevDesk, domonda oder FreeFinance nutzt, könnt ihrd die Kostenrechnung direkt in diesen Tools abbilden.
- Outsourcing an Steuerberatung: Wenn eure Buchhaltung extern durchgeführt wird, könnt ihr mit entsprechender Abstimmung die Ergänzung der Kostenrechnung vereinbaren.
2. Binde dein Team ein
Die Einführung einer Kostenrechnung für Dienstleistungsunternehmen geht über die Datenerfassung hinaus. Damit ihr Wirkung erzielt, müsst ihr euer Team von Beginn an einbinden. Das bedeutet konkret:
- Verständnis schaffen: Nehmt euch Zeit, um Zielbild und Struktur eurer Kostenrechnung im Team klarzumachen.
- Klare Verantwortung erteilen: Jeder Kostenträger und jede Kostenstelle hat eine Owner:in, die die Ergebnisse verantwortet.
- Handlungsspielraum ermöglichen: Die Verantwortlichen sollen aktiv Maßnahmen zur Optimierung der Ergebnisse umsetzen können.
Unser Tipp: Macht monatliche Reviews der Ergebnisse eurer Kostenrechnung mit allen Verantwortlichen.
2. Automatisiere dein Reporting
Natürlich kannst du nun alle Daten deiner Kostenrechnung in ein Excel kopieren und dort Berichte bauen. Aber das will doch niemand ernsthaft.
Besser ist es, wenn ihr die Auswertung und Aufbereitung der Daten einer Controlling-Software überlässt und euch auf die Analyse und Interpretation der Ergebnisse konzentiert.
Unser Tipp: Adam wertet automatisiert die Kostenrechnung aus einigen Buchhaltungstools aus. Hier findet ihr mehr dazu: Kostenrechnung in Adam
Fazit: Kostenrechnung für Dienstleistungsunternehmen ist ein „must-have“
Die zunehmende Komplexität im digitalen Geschäftsalltag erfordert auch für Dienstleistungsunternehmen einen umfassenderen Blick auf ihre Profitabilität. Die Kostenrechnung bietet dazu den optimalen Rundumblick.
Da die Etablierung einer Kostenrechnung für Dienstleistungsunternehmen auch für Klein- und Mittelunternehmen zunehmend umsetzbar wird, werden jene, die sich dem Thema frühzeitig widmen, einen klaren Wettbewerbsvorteil erzielen.
Weiterführende Informationen
Controlling Portal: Alles zur Kostenrechnung
FreeFinance: Erläuterung von unseren Integrationspartner
Wir sind neugierig auf eure Erfahrungen!
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Die wichtigsten Fragen des Beitrags noch mal auf einen Blick
Für die Kostenrechnung benötigst du drei Elemente:
- Kostenträger: Welche Geschäftsmodelle willst du auswerten?
- Kostenstellen: Wo entstehen deine Kosten (Abteilungen)
- Kostenarten: Welche Kategorien von Kosten willst du auswerten?
Eine Kostenrechnung für Dienstleistungsunternehmen zeigt dir, welche Erträge und Kosten für deine Services entstanden sind und welchen Ergebnisbeitrag diese liefern.
Die Kostenrechnung wird in den Buchhaltungstools erfasst und in Controlling-Tools (z.B.: Adam) automatisiert ausgewertet und geplant.
- Autor: Bernhard Frühlinger
- Datum:
- Lesezeit: 9 min.
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